4 dicas matadoras para reduzir a burocracia na empresa - XMultas Blog

Um problema muito comum em negócios de todos os tamanhos é a perda de tempo com processos internos dispensáveis. Isso trava a produtividade e causa a sensação de que muita coisa importante deixou de ser feita ao longo do dia.


É claro que algumas tarefas precisam ser sistematizadas para padronizar e agilizar a execução. No entanto, o excesso de burocracia na empresa tende a interferir negativamente nos resultados e retardar o seu crescimento.


Se esse cenário parece familiar no seu negócio, é chegada a hora de detectar os pontos que precisam ser otimizados. Para te ajudar, neste artigo separamos 4 dicas que você pode começar a aplicar hoje mesmo para tornar a sua empresa mais eficiente. Acompanhe!

1. Dê maior autonomia aos colaboradores


Muito tempo é perdido na empresa se cada ação dos colaboradores depende da aprovação dos superiores. De fato, essa é uma burocracia desnecessária que precisa ser repensada para dar maior fluidez no andamento das tarefas.


Tenha em mente que dar maior autonomia aos funcionários não significa que eles podem fazer o que bem entenderem, mas sim que eles devem estar munidos das informações necessárias para tomarem decisões conscientes e responsáveis.


A dica aqui é oferecer treinamentos que simulem diversas situações que ocorrem no dia a dia e a melhor solução para elas. Assim, quando vierem a acontecer, eles saberão como agir.

2. Evite reuniões desnecessárias


Reuniões longas e em excesso acabam por trazer um resultado oposto ao esperado: ao invés de melhorar os resultados da empresa, acabam por comprometer os prazos de entrega e desmotivam a equipe.


Uma medida bastante eficaz é a substituição desses encontros cansativos e improdutivos pelo envio de mensagens via ferramentas de comunicação — como e-mail, intranet ou grupos no celular.


No entanto, se a reunião é inevitável, organize-se com antecedência para passar a mensagem de forma clara e objetiva.

3. Tenha uma cultura organizacional para reduzir a burocracia na empresa


De nada adianta contar com computadores e softwares modernos na empresa se muitas das informações ainda estão dispostas apenas em quadros e murais. Além disso, a desorganização — como mesas lotadas de papéis, e-mails mal escritos e até sujeira no ambiente de trabalho — compromete a produtividade e desmotiva a equipe.


Por isso, é importante ter uma cultura organizacional focada em otimizar o tempo de trabalho e em organizar a rotina dos colaboradores. Mas, cuidado! Menos burocracia não significa menos informações. Ou seja, é preciso criar processos claros e objetivos para não haver dúvidas na execução.

4. Adote uma plataforma de gestão de multas, CNHs e documentos veiculares


Muitas empresas ainda tratam as suas frotas como um setor burocrático sem solução. E, assim, a gestão é feita por papéis, documentos e multas agrupadas em gavetas ou espalhadas em um escritório.


No entanto, o gerenciamento das infrações, documentos veiculares e CNH dos motoristas pode ser otimizado ao adotar uma plataforma de gestão de multas que centraliza as informações. Isso pode representar uma redução de até 70% no tempo gasto com a burocracia.


O acompanhamento é feito em tempo real, e o sistema ainda disponibiliza serviços jurídicos e de despachante. Portanto, é uma solução bastante eficaz para a frota.


Como vimos, eliminar os processos que travam o andamento do negócio é um desafio para os gestores. Mas sempre existem novas formas de aumentar a eficiência e a produtividade. E você, gostou destas dicas para reduzir a burocracia na empresa? Então nos acompanhe nas redes sociais para ver outras postagens sobre o assunto. Estamos no Facebook, Twitter e LinkedIn!

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