8 dicas matadoras para reduzir a burocracia na empresa - XMultas Blog

O excesso de burocracia na empresa é um desafio para qualquer gestor. De fato, a perda de tempo com processos internos dispensáveis trava o crescimento no mercado. Sem contar que também causa a sensação de que muita coisa importante do planejamento deixou de ser feita.

Se esse cenário parece familiar ao seu negócio, não se preocupe! Existem algumas medidas simples que podem ajudar a agilizar a execução das tarefas no dia a dia. O grande segredo, neste caso, está em investir em tecnologia e avaliar o trabalho com um olhar estratégico para encontrar soluções inovadoras.

Ficou interessado? Vamos mostrar 8 dicas que você pode começar a aplicar hoje mesmo para tornar sua empresa mais eficiente. Acompanhe:

1. Dê maior autonomia aos colaboradores

Muito tempo é perdido na empresa se cada ação dos colaboradores depende da aprovação dos superiores. Apesar de parecer uma ideia boa na teoria, gerenciar cada passo é uma burocracia desnecessária que precisa ser repensada para dar maior fluidez no andamento das tarefas.

Tenha em mente que aumentar a autonomia aos funcionários não significa que eles podem fazer o que bem entenderem, mas sim que eles devem estar munidos das informações necessárias para tomarem decisões conscientes e responsáveis.

A dica aqui é deixar claro a posição da gestão diante de diversas situações que ocorrem no dia a dia e a melhor solução para elas. Assim, quando vierem a acontecer, eles saberão como encontrar a melhor solução.

2. Evite reuniões desnecessárias

Reuniões longas e em excesso acabam por trazer um resultado oposto ao esperado: ao invés de melhorar o desempenho da empresa, comprometem os prazos de entrega e desmotivam a equipe.

Uma medida bastante eficaz é a substituição desses encontros cansativos e improdutivos pelo envio de mensagens via ferramentas de comunicação — como e-mail, intranet ou grupos no celular.

No entanto, se a reunião é inevitável, organize-se com antecedência para transmitir as instruções de forma clara e objetiva. Se estender apenas para passar autoridade ou fazer cobranças não só dispersa as pessoas como inibe os colaboradores de se pronunciarem.

3. Tenha uma cultura organizacional para reduzir a burocracia na empresa

De nada adianta contar com computadores e softwares modernos na empresa se muitas das informações ainda estão dispostas apenas em quadros e murais. Além disso, a desorganização — como mesas lotadas de papéis, e-mails mal escritos e até sujeira no ambiente de trabalho — compromete a produtividade e desmotiva a equipe (aprofundaremos no próximo tópico).

Por isso, é importante ter uma cultura organizacional focada em otimizar o tempo de trabalho e em organizar a rotina dos colaboradores. Mas, cuidado! Menos burocracia não significa menos informações. Ou seja, é preciso criar processos claros e objetivos para não haver dúvidas na execução.

4. Tenha um ambiente de trabalho organizado

Pode até parecer uma dica óbvia à primeira vista, porém, diante da correria na rotina, muitos funcionários fazem uma grande bagunça ao procurar por algo. Em função disso, ter um ambiente de trabalho limpo e bem organizado faz muita diferença na hora de reduzir o tempo perdido com burocracia.

Ao colocar todos os documentos e materiais no lugar correto, qualquer atividade que exija trabalho manual tende a ser feita sem esforço pois elimina o processo cansativo de busca. Outro ponto importante é que um escritório bem arrumado permite um melhor fluxo de pessoas circulando e o clima entre os colaboradores fica muito mais agradável.

5. Adote uma plataforma de gestão de multas, CNHs e documentos veiculares

Muitas empresas ainda tratam as suas frotas como um setor burocrático sem solução. E, assim, a gestão é feita por papéis, documentos e multas agrupadas em gavetas ou espalhadas em um escritório.

No entanto, o gerenciamento das infrações, documentos veiculares e CNH dos motoristas pode ser otimizado ao adotar uma plataforma de gestão de multas que centraliza as informações. Isso pode representar uma redução de até 70% no tempo gasto com a burocracia.

O acompanhamento é feito de forma dinâmica, e o sistema ainda disponibiliza serviços jurídicos e de despachante. Portanto, é uma solução bastante eficaz para a frota.

6. Crie um organograma

A falta de definição de prazos é uma falha que compromete todo o serviço oferecido aos clientes. Tendo isso em vista, o papel do gestor envolve criar um organograma bem detalhado, com datas e uma lista dos responsáveis pelas tarefas para que tudo caminhe de maneira adequada.

Claro que isso não precisa tornar o processo operacional cheio de regras em meio a cobranças agressivas. Porém, quando o trabalho é feito baseado em tempo de entrega, a produtividade do time aparece de maneira dobrada e, claramente, existe mais dedicação para atingir os objetivos.

7. Dê treinamento para a equipe

Se os seus colaboradores não conhecem o conceito ou o propósito da empresa, os resultados positivos demoraram a aparecer. Isso acontece porque a falta de alinhamento faz com que a equipe fique perdida sem saber exatamente o que fazer diante de cada solicitação quando não existe supervisão.

Sendo assim, vá além do treinamento inicial ministrado durante a contratação do colaborador. Para otimizar o máximo de funções, o diferencial está em fazer reciclagens frequentes e manter o radar ativo com a intenção de ouvir cada vez mais sugestões. Afinal de contas, só quem vivencia os detalhes do serviço na prática pode te ajudar na busca por soluções inovadoras.

8. Entenda seu nicho de atuação

Hoje em dia, com tanta concorrência no mercado, se você não sabe onde pisa acaba perdendo dinheiro. Ao sair da zona de conforto e estudar o seu nicho de atuação, fica mais fácil identificar o que outras empresas estão fazendo para encontrar algo que destaque o negócio diante das necessidades do público.

Com essas informações em mãos, o planejamento costuma ser mais exato por mostrar o verdadeiro caminho das pedras na hora de evoluir de forma sustentável. Logo, compreender como se portar no segmento ajuda a organizar também a comunicação com os clientes e, consequentemente, as prioridades dos funcionários.

Como vimos, a burocracia na empresa é um fator que impede seu negócio de se destacar. Por este motivo, eliminar os processos que travam o andamento do trabalho deve ser uma das estratégias para atingir todo o potencial de lucros e entregar melhores resultados.

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tags: reduzir a burocracia na empresa


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