Contas a pagar: conheça 5 dicas essenciais para otimizar o processo - XMultas Blog

O financeiro de uma empresa pode se transformar em pesadelo quando conduzido sem organização. Saiba que não pensar nas contas a pagar é uma forma de perder dinheiro e se prejudicar no mercado ao mesmo tempo. Assim, o melhor caminho para evitar problemas envolve apostar em um planejamento detalhado. 

Como resultado, com todas as entradas e saídas calculadas na ponta do lápis, fica muito mais simples otimizar cada etapa do processo. Além disso, ainda existe a possibilidade de se destacar da concorrência conforme o serviço oferecido cresce em qualidade por utilizar os recursos de maneira consciente.

Quer saber mais? Vamos mostrar 5 dicas essenciais para melhorar o processo de contas a pagar. Acompanhe: 

1. Tenha atenção aos prazos

O ponto-chave na rotina de qualquer gestor é não perder prazos. Em uma situação como essa, o que está em jogo é a confiança no relacionamento com sua empresa. Pense bem, qualquer atraso de pagamento demonstra falhas administrativas e deixa os parceiros comerciais com o pé atrás.

Dessa forma, se torna interessante organizar as contas de acordo com o fluxo de dinheiro em uma planilha detalhada. Faça o possível para que as entradas no caixa aconteçam antes dos pagamentos. Assim, fica mais fácil quitar todas as dívidas sem precisar pagar juros ou pedir reajustes nos vencimentos.

2. Aprenda a negociar as contas a pagar

Ninguém está livre de erros. O mais importante, nesse caso, é saber como resolvê-los sem perder credibilidade. Por isso, tenha em mente que contas em aberto significam gastos a mais no fechamento mensal e algumas soluções precisam entrar em cena. 

Caso seja um esquecimento pontual, comunique ao credor o mais rápido possível para quitar o saldo. No entanto, negocie abertamente quando não for possível realizar o pagamento por falta de verba. Pedir extensão do prazo o quanto antes ajuda na construção da imagem positiva e evita rompimento de contratos. 

3. Mantenha um planejamento detalhado

Para crescer no mercado é imprescindível ter um mapa claro da situação financeira de sua empresa. Na prática, isso quer dizer que toda movimentação deve ser documentada em um planejamento detalhado que registra entradas, saídas, investimentos e saldos futuros. 

Quando o vencimento acontece em um feriado, por exemplo, priorize o pagamento antecipado com a intenção de fugir do repasse ao próximo dia útil e atrasar a compensação. Manter planilhas com prazos, no entanto, representa apenas o ponto de partida do processo. 

É preciso também ter notas fiscais arquivadas, com recolhimento de impostos registrados e prestação de informações detalhadas do contador, já que agilizar as contas a pagar exige colocar toda a burocracia em dia. 

4. Busque preços mais baixos

Ainda que as contratações em áreas movimentadas, como a de transporte logístico, aconteçam em uma janela curta de tempo, é possível antecipar necessidades. Se trata, portanto, de investir na organização interna para buscar preços mais atraentes. 

Em negociações de fornecedores frequentes, fica mais fácil fechar pacotes favoráveis ao seu orçamento. Outro ponto importante está em verificar se pagamentos adiantados contam com desconto. Dessa forma, se torna possível planejar a agenda financeira e ainda aproveitar esse benefício sem alterar a qualidade do serviço.

5. Invista em facilitadores

Diante do grande volume de trabalho diário, acompanhar os valores a pagar pode ser uma tarefa bastante complicada. Um bom exemplo disso está nas empresas que atuam como embarcadoras e precisam monitorar as multas no CNPJ

Como esses gastos chegam ao longo do mês de maneira desorganizada, a imprevisibilidade torna tudo mais complexo. Afinal, ao receber uma notificação por infrações no transporte de cargas, se torna necessário avaliar se as taxas são responsabilidade do seu negócio ou de serviços terceirizados. 

Para conseguir suprir essa falha, vale investir em um módulo que contribua para o acompanhamento das ocorrências detalhadamente, ajude nos pagamentos e ainda coloque a burocracia em dia.

Controlar as contas a pagar de forma correta é indispensável ao setor financeiro. Seja para quitar fornecedores, contratar transporte ou qualquer outra função, esse equilíbrio no orçamento ajuda a tomar melhores decisões em longo prazo e facilita o trabalho no dia a dia.

Gostou das informações deste artigo? Então leia também sobre como manter as contas em dia ao conhecer as principais multas logísticas que afetam o setor financeiro.

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