Controle de frota: como a previsibilidade reduz prejuízos na empresa? - XMultas Blog

Você sabe qual é o segredo para manter uma empresa em crescimento, com todos os processos em ordem, sem ser prejudicada por imprevistos? Planejamento! Com o controle de frota não é diferente, por isso, monitorar de perto os principais processos do negócio é essencial.

Quando o assunto é orçamento, a atenção deve ser ainda maior. Apenas um acompanhamento eficaz das finanças é capaz de antever os gastos e reduzir prejuízos. Sem contar que, com a segurança que um mapeamento dos gastos oferece, tomar decisões importantes fica muito mais seguro.

Quer entender como fazer um planejamento focado na previsibilidade? Continue a leitura e descubra!

Importância do planejamento na redução de prejuízos

Está cansado de só trabalhar com orçamentos apertados durante o mês, sem ter a possibilidade de expandir os negócios sem comprometer alguma conta? Problemas como esse são resolvidos com um bom planejamento de gastos.

Identificar quais são os pontos em que há descontrole financeiro é essencial. Além disso, os primeiros passos para reduzir de vez os prejuízos e ampliar o orçamento estão relacionados à capacidade de prever os futuros gastos do empreendimento. A organização financeira bem feita oferece ainda mais vantagens, como:

  • possibilidade de realizar investimentos seguros;
  • maior controle sobre o funcionamento do negócio;
  • visão econômica ampliada com chance de maiores rendimentos;
  • identificação de oportunidades e reconhecimento de fraquezas.

Já imaginou todos esses benefícios aplicados ao controle de frota? Menos gastos com combustível e reparos de veículos, além de maior controle da documentação dos motoristas e dos carros são apenas alguns dos ganhos que uma gestão de custos alinhada proporciona.

Mas, afinal, quais são as áreas da frota que merecem tanta cautela? Confira abaixo!

Manutenção dos veículos

Em meio à crise financeira do país, importante mesmo é reduzir os custos, certo? Uma boa forma de fazer isso na gestão de frota é por meio da manutenção dos veículos. Não estamos falando apenas do conserto de peças quebradas, mas da revisão preventiva dos carros.

Isso porque, com manutenções rotineiras, é possível identificar pequenas avarias que podem ocasionar um problema bem maior no futuro — que custam mais dinheiro. Os desgastes das peças em razão do mau uso também ficam mais nítidos. Assim, você tem tempo de instruir os colaboradores antes que um estrago maior aconteça.

Outra vantagem é uma vida útil mais longa das peças. As manutenções periódicas conseguem reparar os dispositivos antes que tenham perda total.

Além disso, as revisões ajudam não só a economizar com o conserto, mas também evitam a perda de dinheiro com a frota parada. Você já fez os cálculos do prejuízo que um carro estacionado na oficina por três dias causa?

Esse dano é contornado de forma menos impactante quando a manutenção está prevista no seu planejamento. Assim, você consegue remanejar as cargas com antecedência e ajustar os prazos, por exemplo.

Planejamento de rotas

Se você realmente deseja evitar imprevistos e consequentes prejuízos, precisa prever todos os custos da empresa, inclusive os das rotas. Novamente, planejamento é a palavra-chave na hora de determinar o caminho que sua frota deve seguir para realizar as distribuições.

Para economizar tempo, é essencial estudar as rotas possíveis de um ponto ao outro, levando em conta não só a distância, como o fluxo de trânsito e a periculosidade da área. Afinal, ninguém quer ter o carregamento roubado, certo?

Dessa forma, consegue economizar tempo, dinheiro e até mesmo combustível. É que, com rotas inteligentes e estratégicas, o gasto com abastecimento cai imediatamente e você logo notará.

Monitoramento de multas no controle de frota

Outro assunto que merece muita atenção em uma frota são as multas. É claro que nenhum motorista vai para o trânsito esperando ser multado, mas essa é uma questão recorrente para quem passa o dia ao volante.

Se as multas da sua empresa não estiverem sob controle, se tornam um risco ao empreendimento. Imagine não receber as notificações, perder os prazos de pagamento ou não realizar a indicação de condutor — que acarreta em multa NIC.

São realmente muitos detalhes para cuidar e quanto mais carros na frota, mais difícil o controle. Em casos como esse, uma boa ideia é contar com uma plataforma que facilita o monitoramento das multas.

Com um serviço dinâmico de acompanhamento das infrações, é possível ter todos os dados em um único painel. Além da praticidade, você terá muito mais segurança para tomar decisões baseadas nos dados disponíveis.

Acompanhamento de CNHs

Assim como as multas, as carteiras de habilitação dos motoristas precisam ser acompanhadas de perto. Ninguém quer ser surpreendido com o vencimento da habilitação do seu melhor colaborador, por exemplo, porque isso pode trazer grandes prejuízos até que tudo se ajuste

Além da validade, os pontos perdidos na carteira de cada motorista também devem ser monitorados porque eles revelam seus padrões de comportamento. Com uma plataforma especializada, é possível atrelar as infrações aos seus respectivos infratores. Assim, você consegue identificar quais os funcionários estão precisando de aulas de direção defensiva.

Controle de documentos

Quem está inserido nesse universo de gestão de frotas sabe que as habilitações são apenas um dos diversos documentos que precisam ser minuciosamente cuidados.

Os carros também precisam estar com o Certificado de Registro e Licenciamento de Veículos (CRLV) que, por sua vez, só é liberado após o pagamento do IPVA, seguro obrigatório DPVAT, taxa de renovação de licenciamento e multas.

Você já pode imaginar todos os problemas que a ausência de documentação provoca? Estamos falando da impossibilidade de utilizar o veículo, multas em decorrência de documentos atrasados ou até mesmo a apreensão do carro.

É fácil perceber que cuidar de tudo isso não é tão simples assim, e se você realmente deseja ter a previsibilidade a seu favor para reduzir prejuízos, não pode contar com a sorte. É preciso encontrar a melhor forma de gerir todas as informações de forma profissional e prática.

Como você pode notar, é possível reduzir drasticamente os prejuízos com controle de frota eficaz. Os pontos a serem geridos são diversos, como multas, CNHs, documentos veiculares etc. Se estiver precisando de ajuda para automatizar esse processo, contratar uma empresa especializada é a melhor alternativa.

Quer ter um controle maior sobre a sua empresa de forma prática, rápida e econômica? Então contrate um plano do XMultas! Temos opções para as mais diversas necessidades!

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