Custos operacionais da frota: guia completo para reduzir gastos - XMultas Blog

Só quem está inserido em uma frota comercial conhece a dificuldade de reduzir custos operacionais, não é mesmo? Caso você negligencie os gastos desnecessários por conta do excesso de trabalho, os prejuízos em longo prazo serão inevitáveis. Em razão disso, se planejar adequadamente é um verdadeiro divisor de águas.

Ao monitorar o direcionamento dos pagamentos frequentes de seu negócio, fica mais fácil reorganizar todos os setores e investir em competitividade no mercado. O ponto alto está em tomar decisões cuidadosas baseadas em estudos internos que visam melhorar a eficiência operacional diante dos clientes.

Quer saber mais? Vamos mostrar, neste material, um guia completo para te ajudar a reduzir o custo operacional. Siga com a leitura:

O que são custos operacionais?

Para ter uma visão ampla dos custos operacionais de sua empresa, torna-se necessário conhecer a fundo todos os setores que geram despesas. O direcionamento financeiro é uma estratégia fundamental na realização do trabalho e deixa os clientes satisfeitos com o atendimento recebido.

Dentro desse contexto, os gastos estão interligados e precisam ser monitorados cuidadosamente para que nenhuma área sofra com falta de investimentos. No entanto, antes de qualquer coisa, você deve aprender a separar os custos operacionais com o intuito de tomar as melhores decisões em cada etapa.

Uma das questões que costuma causar confusão no processo de gerenciamento é a diferença entre despesas administrativas e financeiras. Pode até não parecer à primeira vista, mas existem quatro grupos nos quais essas movimentações são classificadas para otimizar os pagamentos. Veja abaixo quais são:

  • administrativos: salários de funcionários, serviços de escritório, compra de insumos, contas de consumo, gestão de pessoas e materiais básicos;
  • financeiros: gastos com juros das contas; impostos e taxas obrigatórias, cumprimento de dívidas e notas;
  • não recuperáveis: pagamentos que não trazem nenhum retorno efetivo ao funcionamento da empresa, como multas de rescisão, multas de trânsito e multas por cancelamentos de contratos com fornecedores;
  • custos de representação: materiais de divulgação ao público em geral, suporte de vendas e despesas extras com funcionários.

Agora, responda sinceramente uma pergunta: quando você pensa em custos operacionais e investimentos parece tudo a mesma coisa? Caso a resposta seja sim, o melhor caminho é buscar informação sobre o assunto para preservar a saúde financeira da empresa em diferentes áreas.

O primeiro passo envolve deixar claro que investimento se trata de tudo aquilo que traz despesas iniciais, porém, com foco em agregar retornos positivos no futuro. Por exemplo, a compra de novas máquinas que podem otimizar o tempo do serviço está relacionada a uma série de melhorias nos lucros.

Isto é, realmente, houve um gasto com expectativa de se pagar em pouco tempo. O capital aplicado, nesse caso, pode se converter em diferentes tipos de avanços. Não importa qual seja seu segmento de atuação, qualquer bem que seja adquirido para impulsionar o desempenho de produção entra na conta como um investimento. Veja alguns exemplos:

​O mais importante é ter um processo transparente de gastos, já que isso está diretamente ligado a precificação dos serviços e aos produtos oferecidos aos clientes. Para que não haja prejuízos ou atrasos diante da concorrência, você precisa ser extremamente criterioso com a descrição dos custos no fechamento mensal.

Como os custos operacionais da frota impactam na empresa?

Quando a frota apresenta custos operacionais elevados, todo o sistema da empresa enfrenta problemas administrativos. Isso acontece porque, automaticamente, falta dinheiro para investir em aquisições importantes. Ao direcionar valores elevados aos gastos com multas, por exemplo, você vai precisar remanejar uma série de outros pagamentos e fechar as contas no final do mês com dificuldade.

A sensação é muito semelhante a tentar apagar um incêndio com um copo de água. As chamas até podem ceder por um momento, contudo, retornam ainda mais fortes quando a água acaba. Por este motivo, uma frota sem administração financeira mostra descuidos no trabalho do gestor.

Sem uma atuação intensa nessa área, a tendência é que as contas sejam pagas no modo automático. Afinal, como saber em quais ações investir quando não existe um mapeamento dos resultados positivos? Ou pior: ao negligenciar essas informações, você pode continuar gastando dinheiro com projetos que são uma verdadeira furada.

A solução está em descobrir caminhos eficientes para atenuar os custos, com o objetivo de melhorar o desempenho dos motoristas e otimizar os procedimentos da burocracia veicular. Em consequência disso, o impacto financeiro interfere positivamente nas negociações ao elevar as chances de fechar novos contratos na área de atuação.

Para organizar o sistema de pagamentos, a etapa mais importante é identificar todos os custos existentes no trabalho da frota. Listamos, a seguir, os principais:

  • custos fixos: salários dos motoristas, gasolina, tributos junto aos órgãos de trânsito, manutenção, reparos, seguro e limpeza.
  • multas de trânsito: as mais comuns são excesso de velocidade, dirigir e falar ao celular, ultrapassar sinal vermelho, estacionar em local proibido e multa NIC;
  • rápida depreciação: redução do valor de revenda dos veículos corporativos. Aos olhos do mercado, o automóvel perde 20% assim que deixa a concessionária. Mesmo que o carro seja vendido pouco tempo depois da compra será impossível recuperar o valor investido inicialmente;
  • licenciamento dos veículos: como o procedimento anual determina quem está apto a rodar, o pagamento deve ser prioridade em uma frota, não importa qual seja seu tamanho.

Todo esse conjunto de custos reduz o retorno dos lucros e aumenta o preço final ao cliente — o que interfere diretamente na competitividade de mercado. O caminho mais inteligente, em uma situação como essa, está em reduzir despesas sem comprometer a qualidade do serviço oferecido.

Quais são os benefícios da redução de custos operacionais na frota?

Chegou o momento de refletir sobre como o processo de precificação acontece em sua empresa. O que você leva em consideração na hora de apresentar uma proposta de contrato? Não importa qual seja o critério adotado nesse tipo de cálculo, o objetivo primário está sempre em cobrir os custos das operações.

Por este motivo, quando as despesas são muito altas é praticamente impossível oferecer promoções ou descontos chamativos. Ao lidar com esse cenário repleto de dificuldades, você pode se sentir sem saída diante da falta de adesão do público segmentado. A boa notícia é que organizar o financeiro ajuda a entender a concorrência.

Ou seja, se as outras empresas conseguem se sobressair mesmo com tantos pagamentos obrigatórios, existe uma maneira eficiente de fazer isso. Basta encontrar o método ideal para remanejar as necessidades da sua frota! Cabe ao gestor colocar na ponta do lápis toda a complexidade operacional e criar uma visão estratégica relacionada â saúde financeira. Conheça a seguir os principais benefícios da redução de gastos na operação:

Maior rentabilidade

O primeiro reflexo positivo envolve o aumento da rentabilidade. Tenha em mente que quanto maior for esse indicador, melhor será o desempenho interno. De acordo com uma pesquisa realizada pelo IBGE no ano de 2016, a cada 10 empresas, 6 fecham as portas depois de cinco anos no mercado.

Isso acontece porque a falta de experiência dos empreendedores prejudica o pensamento em longo prazo. Para valorizar o operacional sem adotar novos gastos, você precisa observar a produtividade com um critério rigoroso. Avalie tudo o que pode ser otimizado como forma de evitar desperdícios significativos por questões mal gerenciadas.

O excesso de retrabalhos, por exemplo, representa um alerta vermelho no fechamento das contas, já que o tempo perdido diminuí o faturamento. Portanto, o seu papel é ter profundo conhecimento sobre o andamento do trabalho para buscar soluções que resultam em maior rentabilidade.

Aumento no capital de giro

Investir em boas práticas operacionais é fundamental para melhorar o posicionamento de mercado da frota. Com a redução consciente de gastos, fica mais fácil administrar o valor em caixa e reduzir a quantidade de dívidas.

O grande segredo está em reunir informações suficientes para redirecionar o dinheiro perdido em gastos desnecessários para investimentos que aumentam o capital de giro. Logo, sua frota não vai operar apenas com a função de pagar contas. A atuação será baseada em honrar os compromissos com as despesas e priorizar soluções de crescimento interno.

Cumprimento de metas

Ao tomar as rédeas do financeiro de sua empresa, os resultados positivos aparecem mais rápido. Essa percepção é o ponto-chave no momento de estabelecer as possibilidades dentro do segmento de atuação. Mas não se engane! O planejamento deve ser o mais realista possível. De nada adianta focar em se tornar um player de mercado no primeiro ano de trabalho, por exemplo.

As expectativas acima da realidade resultam da falta de conhecimento dos custos. Sendo assim, saber mensurar as decisões positivas de investimentos é uma vantagem significativa do gerenciamento operacional. Além do mais, um processo claro de trabalho traz mais confiança a equipe que atua engajada por se identificar com os valores do negócio.

Como reduzir custos operacionais na frota?

Agora que você já conhece as vantagens de reduzir custos operacionais, certamente, está se perguntando como fazer isso na prática, correto? O caminho é organizar o setor financeiro de maneira cuidadosa e muito bem estudada. Qualquer tipo de decisão equivocada pode comprometer o fechamento positivo das contas.

Antes de qualquer coisa, esse tipo de reorganização dos pagamentos deve ser realizada com foco em preservar a qualidade do serviço. Nenhuma redução que traga efeitos negativos aos clientes se apresenta como vantagem ao operacional da empresa. Por isso, use sua experiência administrativa na hora de mensurar os impactos futuros. Veja algumas medidas que ajudam a reduzir as despesas na frota:

Faça um controle minucioso de gastos

Quando falamos em controlar os gastos, você pensa apenas nos pagamentos de alto valor? Pois está equivocado! Se a sua intenção é realmente colocar a casa em ordem, torna-se necessário montar uma tabela com tudo o que sai do caixa da empresa — mesmo que pareça insignificante.

Só assim será possível compreender para onde é direcionado a maior parte do dinheiro. Após essa etapa, você, como gestor, deve estudar toda a logística utilizada com a intenção de encontrar o que pode ser excluído e enxugar os custos. Tomar decisões importantes nunca é uma tarefa fácil, porém, as vantagens são essenciais no crescimento de seu negócio.

Aposte em manutenções preventivas

Em uma frota comercial, a manutenção preventiva se mostra como sua principal aliada no momento de garantir a eficiência operacional. Mesmo que o serviço represente um custo fixo alto, impedir que os carros parem de funcionar é um ponto forte na segurança dos motoristas.

Com isso, a empresa também consegue identificar os problemas veiculares em fase inicial — antes que eles se tornem mais graves e caros ao planejamento. O objetivo da previsibilidade é evitar dores de cabeça ainda maiores ao longo do tempo e garantir o cumprimento de prazos junto aos clientes.

Monte um planejamento de rotas

Pode até não parecer à primeira vista, mas o monitoramento de rotas é um grande diferencial na redução de custos. O processo de descolamento dos motoristas representa muito mais do que apenas uma etapa de serviço.

Essa tomada de decisão está diretamente ligada a satisfação dos clientes. Ao passar menos tempo no trânsito, a qualidade do serviço aumenta a confiabilidade no cumprimento de prazos. Além de proporcionar um trabalho eficiente, melhorar os trajetos também reduz os gastos da empresa com gasolina e infrações cometidas pelos motoristas.

Reduza gastos excessivos com burocracia

Os gastos com burocracia veicular representam grande parte dos prejuízos de uma frota. Isso acontece porque a maioria dos juros pagos aos órgãos de trânsitos poderiam ser facilmente evitados. Com a ausência de um monitoramento efetivo nessa área, as contas acabam sendo quitadas sem identificar o que ocasionou o custo.

Ou seja, você direciona o dinheiro do negócio sem estudar os motivos que levaram ao atraso no pagamento das taxa obrigatórias. A reunião desses dados, a partir do gerenciamento dos custos, mostra os prazos para renovação, licenças e outras pendências relacionadas aos veículos de pessoa jurídica. Ao ter a noção exata de todas as contas, o trabalho do gestor segue rumo às melhorias essenciais no funcionamento interno da empresa.

Invista em produtos de qualidade

Diante da vontade de economizar, muitos gestores acabam cometendo erros na escolha dos produtos relacionados à frota. Ao pensar apenas no orçamento apertado, algumas questões ficam deficientes e atrapalham o andamento do serviço. Por exemplo, os óleos lubrificantes merecem bastante atenção, já que os motores sofrem desgastes diários.

Sendo assim, dê prioridade às melhores marcas como forma de resguardar sua empresa de problemas causados por uma ideia equivocada de economia. O mesmo acontece com a compra dos carros. Não se esqueça que os veículos corporativos são patrimônios do negócio e enfrentam um rápido processo de desvalorização no mercado.

Logo, revendê-los raramente é uma boa opção. Saiba buscar as opções que atendam às necessidades da frota para agregar valor ao serviço oferecido. O custo-benefício, em uma situação como essa, deve sempre girar em torno de performance, segurança e durabilidade.

Passe instruções sobre direção econômica

Pouco se fala sobre isso, mas a marcha lenta, por exemplo, pode prejudicar o desempenho financeiro de uma frota. Quando o veículo opera dessa maneira aumenta o desgaste do motor e o consumo de gasolina. Assim sendo, os gastos chamados de "imperceptíveis" surgem como consequência de pequenos descuidos dos motoristas na direção.

O papel da empresa é orientá-los adequadamente para reverter esse quadro negativo e reduzir custos operacionais, especialmente, com manutenção. Com base em um trabalho focado em eficiência, você colhe os frutos positivos rapidamente.

Estude a lista de fornecedores

O relacionamento com fornecedores deve ser uma forma de melhorar o trabalho da frota. Quando esses contratos causam buracos nas finanças é necessário tomar decisões estratégicas e rever o que pode ser cortado ou substituído.

Faça uma análise cuidadosa com o intuito de identificar tudo que representa excesso de gastos. Com toda certeza, você consegue encontrar outros profissionais dispostos a apresentar melhores preços ao oferecer um serviço de qualidade.

Como o monitoramento das multas e documentos ajuda a reduzir os custos operacionais?

Em um mercado que investe cada vez mais em tecnologia, buscar soluções inovadoras para reduzir custos é uma maneira de equilibrar o setor financeiro. Por conta disso, contratar uma plataforma de monitoramento de multas e documentos se mostra como uma excelente estratégia direcionada a todas as áreas de sua empresa.

Obviamente que uma reorganização de gastos deve priorizar reduzir custos, no entanto, contar com um serviço digital se trata de um investimento indispensável. Com a correria dos afazeres da gestão é muito comum que muitas despesas da burocracia veicular passem despercebidas. Isto é, você acaba não fazendo contas do quanto gasta em multas e as informações ficam obscuras no momento de colocar tudo no papel.

Vamos supor que sua frota tenha 30 carros e gaste, aproximadamente, 195 reais mensais com infrações em cada um deles. Ao decidir contratar o monitoramento digital, é cobrado algo em torno de 5 reais por veículo da empresa. O resultado será 58 reais gastos com multas em cada automóvel uma economia mensal de 70% diante da quantia paga inicialmente.Esse tipo de facilidade tecnológica permite ainda apresentar recursos certeiros aos órgãos de trânsito. Assim, logo depois da violação ser cometida pelo funcionário, você já pode tomar medidas cabíveis interessantes ao seu negócio com rapidez e segurança.

Multa NIC

Além dos excesso de gastos, a empresa sem um monitoramento adequado pode perder mão de obra por conta da suspensão do direito de dirigir. Ao somar 20 pontos ou mais em penalidades na Carteira Nacional de Habilitação (CNH), o colaborador pode ficar parado por até 2 anos.

Consegue imaginar o tamanho desse prejuízo na frota? É praticamente incalculável em um primeiro momento! Por isso, acompanhar o status de cada motorista na plataforma permite reconhecer as falhas de comportamento e evitar baixas no desempenho operacional.

Outro problema relacionado é a temida Multa NIC ( Não Indicação do Condutor). Essa penalidade acontece quando a pessoa jurídica deixa de apresentar o nome de quem estava ao volante na hora da violação de trânsito. Como essa autuação possui efeito multiplicador no valor quando acontece frequentemente, a NIC é o primeiro sinal de que você precisa de ajuda tecnológica.

Prazos em dia

Com os dados em mãos, fica mais fácil evitar pagamentos altos por deixar de apresentar o infrator e gerenciar antecipadamente os condutores com possibilidade de desfalcar a operação. Diante do controle dinâmico online, a frota pode apostar em medidas corretivas após analisar as multas frequentes.

Em um cenário repleto de referências sobre o trabalho realizado, a operação se torna mais eficiente com destaque para o aumento da segurança. Outra questão muito importante é a criação de políticas educacionais que impactam diretamente os motoristas sobre suas responsabilidades ao volante. O reflexo desse processo de conscientização ajuda muito na imagem do negócio perante os clientes, a sociedade e o segmento de atuação.

Painel de Controle

Por meio de um calendário único, a regularização dos veículos também ganha mais velocidade, já que a plataforma notifica sobre a necessidade de atualizar as pendências veiculares, como IPVA, renovação do licenciamento anual, habilitação dos motoristas e CRLV. Esse processo de otimização reduz em até 70% o tempo gasto com burocracia em sua empresa.

Desse modo, você consegue antever gastos e direcionar a verba economizada para investimentos que realmente fazem diferença no posicionamento de mercado. Além de reduzir custos operacionais, a plataforma de gestão ainda agrega valor ao trabalho sem deixar de lado a necessidade de crescimento interno.

Manter o gerenciamento da área em dia funciona como uma carta branca para que você se dedique completamente aos projetos de desenvolvimento administrativos destinados a aumentar a competitividade do negócio.

Agora você já sabe como reduzir os custos operacionais da frota. Mesmo que a ideia de uma reestruturação financeira pareça atrativa à sua empresa, os procedimentos devem ser realizados com um planejamento detalhado. Sair enxugando os contratos de maneira irresponsável pode representar problemas na realização do serviço. O foco da mudança deve ser a saúde financeira sem deixar a visão estratégica de lado.

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tags: custos operacionais


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