Equipe externa: 3 cuidados no reembolso de combustível - XMultas Blog

Atualmente muitas empresas contam com o trabalho de uma equipe externa para facilitar os processos do negócio. Exatamente por isso, ter uma frota própria disponível é fundamental.

Ocorre que, contratempos acontecem, e algumas vezes os funcionários precisam recorrer a veículos próprios para realizar as atividades ou até tirar dinheiro do próprio bolso para cobrir eventualidades — seja no time de vendas ou entregas. Para esses casos, gestores devem estar atentos ao sistema de reembolso.

Se esse é o seu caso, saiba que alguns cuidados são necessários para que a restituição seja justa tanto para a equipe externa quando para a empresa. A melhor forma de fazer isso é seguindo os critérios abaixo. Confira!

1. Compreenda bem o cálculo

O primeiro passo para estabelecer uma boa política de reembolso é manter os critérios de cálculo totalmente claros e expostos aos colaboradores. Na verdade, a forma como a quantia vai ser devolvida deve ser previamente acordada entre todas as partes para não haver discordâncias no futuro.

Em seguida, é preciso decidir quais despesas serão reembolsadas. No caso dos veículos, o custo com combustível é o principal. Contudo, mais itens podem ser considerados, como limpeza, manutenção, documentação e até multas, que merecem atenção especial.

Cálculo

Quando os tipos de custos forem definidos, é o momento de se preocupar em realizar o cálculo correto do dinheiro a ser devolvido. Se o veículo é do colaborador, é preciso alguns cuidados. Neste exemplo, vamos simular que a empresa retornará à equipe externa três custos: combustível, manutenção e seguro.

Para verificar o gasto com gasolina, por exemplo, tenha em mente dois fatores: o preço do litro do combustível na sua cidade e a quantidade de quilômetros que o carro faz com um litro.

Dividindo o primeiro número pelo segundo, você achará o custo do veículo com combustível por quilômetro percorrido.

A mesma lógica se aplica aos demais custos: veja o custo total por ano com manutenção, por exemplo, se baseando em revisões obrigatórias previstas pela concessionária. Divida este valor por 12  e saberá quanto elas custam por mês.

A limpeza é algo mais subjetivo, então precisa de acordo com o funcionário. Se ficar combinado higienização do carro a cada 15 dias a R$50 por vez, calcule o valor total no mês também.

2. Meça a quilometragem percorrida pela equipe externa

Fazer o cálculo em si é até simples, complexo mesmo é conseguir identificar a quilometragem percorrida apenas durante as atividades de trabalho de cada carro. Esse acaba sendo um dado impreciso caso não haja o controle total.

É possível combinar previamente uma média de quilometragem rodada por mês, mas ainda não é um número preciso. A outra alternativa é usar planilhas para anotar todos os dados ou contar com um sistema automatizado para fazer essa conta para você.

Por fim, pegue o gasto mensal com combustível e some aos demais — no nosso exemplo, limpeza e manutenção, e saberá quanto o veículo custou pelo período de 30 dias.

3. Equilibre os valores

Com as dicas acima você consegue saber os custos de um veículo ao longo do mês. Entretanto, isso não significa que esse deve ser o valor total a ser restituído. É que no caso dos carros particulares, eles também são usados fora do período de trabalho, então é justo dividir alguns valores com os proprietários.

O combustível é algo que merece reembolso de 100%, já que será referente aos quilômetros rodados durante o serviço. Gastos com limpeza, por outro lado, podem ser divididos entre empresa e funcionário. E o pagamento das multas seguem de acordo com as normas internas para a frota.

Portanto, cada valor e porcentagem varia conforme a política adotada. Independentemente de qual seja, o mais importante é que os colaboradores estejam de acordo. Lembre-se que o veículo parado gera prejuízo para ambos os lados.

Como vimos, a equipe externa é uma parte importante do negócio, por isso o sistema de reembolso deve ser benéfico para funcionários e empresa. Controlando de perto os gastos com multas, manutenção, limpeza e, principalmente, combustível, é possível criar um compromisso justo para todos!

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tags: Equipe externa, reembolso de combustível


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