Frota de veículos: transforme dados em informações eficientes - XMultas Blog

Gerenciar uma frota de veículos é tarefa que exige muito mais do que paixão pelo trabalho: é necessário ter conhecimento técnico a respeito de todos os processos. Isso porque apenas uma boa administração é capaz de garantir que a empresa tenha potencial para crescer e identificar riscos.

Nesse sentido, é essencial manter os dados sobre a frota atualizados e em ordem, de forma que forneçam informações relevantes e decisivas. Mas como fazer isso? A chave está nos relatórios de veículos!

Sabemos que manter todos os documentos organizados não é nada fácil, por isso separamos pontos relevantes sobre o assunto para você tirar suas dúvidas agora mesmo. Confira!

Como é feita a coleta de dados?

Não importa qual seja a atual estratégia de gestão de frota da sua empresa, certamente você tem registrado em algum lugar dados como número de entregas, gasto com combustível, informações sobre motoristas etc. A grande questão, no entanto, é estruturar tais elementos estrategicamente.

Seus relatórios de veículos para frotas devem ser padronizados e idealizados para suprir demandas específicas. Algumas delas são: acompanhar o andamento de metas, ajudar na tomada de decisões, auxiliar em projetos e investimentos e dar base ao planejamento financeiro do negócio.

Mas, para isso, é primordial ter as ferramentas adequadas na coleta de dados. O modo mais trabalhoso é com as planilhas eletrônicas, feitas a partir da consulta de documentos presentes no sistema. Elas são úteis, mas demandam tempo e bastante trabalho manual, além de serem passíveis a erros.

A alternativa é contar com sistemas de gestão de transportes para automatizar esse trabalho para você. Elas são mais confiáveis e práticas, mas trataremos melhor desse assunto adiante.

Como transformar dados em informação?

Nem todo mundo se atenta para esse detalhe, mas dados e informações não são sinônimos. A gente explica: o primeiro diz respeito a números, letras ou textos que não nos dizem nada por si só, sem que exista uma análise.

Já a informação é o dado convertido em conhecimento, ou seja, inserido em um contexto, com sentido palpável e passível de interpretação. A distância marcada pelo conta-quilômetros de um carro, por exemplo, é um dado; já o registro de quantos quilômetros sua frota percorre, em média, por mês é a informação extraída a partir disso.

É importante entender então que são as informações que auxiliam na gestão de frota de veículos. Já os dados estão em toda parte, o desafio está em convertê-los em conhecimento.

Na hora de confeccionar os relatórios também é preciso padronizar segmentos e adotar a linguagem adequada para cada setor. Para fazer a escolha certa se deve levar em conta o propósito do documento, bem como o público da empresa que irá consumi-lo. Mas, independentemente disso, seu relatório deve ser objeto e claro.

Uma forma de simplificar é utilizar gráficos para repassar as informações precisamente. Os modelos de colunas e em barras são ideais para transmitir a percepção de evolução ao longo do tempo a partir de variáveis. Eles também permitem a comparação com períodos anteriores.

Já os gráficos de linha servem para identificar uma tendência de queda ou elevação de resultados. Gráficos em formato de pizza, por sua vez, são ótimos para demonstrar estatísticas proporcionais. Ainda temos as tabelas, que servem para transmitir resultados de forma simplificada.

Indicadores de frota

Você já deve ter entendido que os relatórios são uma parte importante da administração de um negócio, mas é preciso determinar quais indicadores serão analisados. No caso da gestão de frotas de veículos, alguns critérios não podem passar despercebidos. São os KPIs os responsáveis por acompanhar determinados setores ou processos.

Veja algumas métricas essenciais:

  • custos de manutenção;
  • média de consumo de combustível;
  • sinistralidade;
  • incidência de multas.

Qual a importância do Business Intelligence?

Lembra que mais acima falamos sobre a facilidade que a automatização de coleta de dados oferece? Um grande aliado nesse sentido é o sistema de Business Intelligence (BI), já que é uma tecnologia voltada para a captação e processamento de números.

Trata-se de um software, na maioria das vezes, que ajuda na análise e monitoramento de dados para tomar melhores decisões. Ele também serve para identificar se os investimentos estão trazendo retorno satisfatório.

O BI realmente revolucionou a gestão de empresas. Isso porque ele simplifica processos e traz resultados sólidos. Para se ter uma ideia, os executivos gastam, em média, 55% do seu tempo com algum tipo de burocracia. E nós sabemos que no mundo dos negócios, tempo é dinheiro.

A tecnologia consiste ainda no conjunto de três pilares que envolvem coleta de dados — com o recolhimento de informação sobre produtividade, oportunidades, gargalos; organização e análise — com a formulação de um banco de dados que facilita a visualização; e monitoramento — que consiste no controle do material adquirido.

Com esse artifício os relatórios se tornam muito eficazes e o potencial de crescimento da empresa só aumenta. Os números confirmam: companhias que usam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido do que as que não adotam a tecnologia.

Como os relatórios ajudam a frota de veículos?

Sabia que muitas empresas no Brasil ainda se baseiam em dados imprecisos para tomar decisões importantes? Para administrar uma frota de veículos esse não é o caminho certo, já que apenas informações sólidas são eficientes no planejamento da empresa.

Nesse sentido, os relatórios contribuem para que os gestores tenham uma visão precisa a respeito do negócio como um todo, que ajudam na tomada de decisões. Além disso, eles proporcionam um panorama amplo sobre os custos e ainda auxiliam no controle de gastos.

Outro benefício é o maior entendimento sobre o desempenho da frota de veículos e o comportamento dos motoristas. Informações como a execução das rotas, cumprimento dos prazos ou estimativa de quilômetros rodados também são analisadas. Isso, sem contar a análise de manutenções, que previne gastos emergenciais com consertos.

Isso não é tudo! Apenas quem está à frente de uma grande empresa que depende de frota, como uma transportadora, sabe a importância de manter o controle de multas em dia. São muitos carros e CNHs, e dar conta de tudo é realmente complicado. A boa notícia é que existem plataformas que monitoram as infrações e analisam prazos e recursos.

No geral, o controle da frota de veículos é fundamental para o crescimento de um negócio. Para isso, você deve contar com um bom sistema de gestão que forneça relatórios precisos e eficientes para ajudar na tomada de decisões. Só assim você poupa tempo e dinheiro e ainda mantém sua empresa competitiva.

Precisa de ajuda para ter um controle maior das multas, documentos e motoristas da sua frota? Então entre em contato conosco agora mesmo!

tags: frota de veículos, análise de dados, business intelligence


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