Funções administrativas: o guia completo e definitivo para a sua empresa - XMultas Blog

Se você atua praticamente só apagando incêndios na empresa, precisa conhecer melhor as funções administrativas. O método criado por Henry Fayol, considerado o pai da administração, se mostra como uma solução e tanto na hora de colocar ordem na casa e aumentar os retornos positivos.

Pode até parecer bastante trabalhoso à primeira vista, mas saiba que manter um planejamento bem estruturado ajuda a usar de maneira correta os recursos do negócio e ainda agrega valor à experiência do cliente. Tudo isso com base em dados estruturados que reduzem os custos sem interferir na qualidade do serviço.

Quer saber mais? Vamos mostrar neste material um verdadeiro guia de como usar as funções administrativas em seu negócio. Acompanhe:

Planejamento

Uma empresa que deseja se destacar no mercado deve usar as funções administrativas de maneira eficiente. Isso porque, ao colocar cada detalhe no papel, fica muito mais simples saber como agir quando as coisas não vão bem e direcionar os lucros em momentos de sucesso.

Saiba que seu trabalho, em uma situação como essa, é arregaçar as mangas para investir no planejamento como a primeira fase do processo administrativo. Só assim será possível descobrir novas oportunidades de negócio, garantir um processo operacional organizado e ainda criar um relacionamento próximo com os clientes.

Pode até parecer confuso em um primeiro momento, mas o efeito positivo do método faz muita diferença na qualidade do serviço oferecido. Por este motivo, saiba que, antes de tudo, você precisa conhecer a fundo o passo a passo de todo o operacional da empresa para tomar melhores decisões durante a criação das ações.

Etapa de planejamento

O planejamento mostra as expectativas em relação ao resultado do trabalho e como cada etapa interfere na escolha do melhor caminho a ser seguido. Assim, ao saber com antecedência quais imprevistos podem ser encontrados, o gestor tende a buscar por soluções inteligentes que reduzem o número de prejuízos.

No entanto, tenha em mente que muito mais importante do que ter o controle da empresa é saber administrá-la com um olhar estratégico. E isso depende diretamente de como você consegue extrair o melhor do que tem em mãos.

Seja no setor financeiro, na captação de novos clientes ou na construção do posicionamento de mercado, identificar os problemas com antecedência é o ponto-chave na hora de criar planos de ação focados em crescimento.

Veja, abaixo, as etapas de planejamento das funções administrativas:

Planejamento estratégico

Esse é o início do trabalho em qualquer instituição. Antes de oferecer serviços no segmento, torna-se necessário saber questões essenciais, como o orçamento disponível, o retorno esperado, os detalhes da logística operacional e a possibilidade de lucros.

Tudo isso considerando as oscilações do mercado sem deixar de lado a criação do ambiente interno que envolve a função dos colaboradores. Na prática, se trata de elaborar os objetivos e as políticas da empresa com a intenção de aumentar a competitividade, a eficiência do marketing e minimizar erros.

Planejamento tático

Usado na etapa seguinte do planejamento estratégico, o modelo tático ajuda a colocar em prática tudo o que foi citado como objetivo corporativo. No entanto, costuma ser uma versão mais enxuta já que não exige tantos detalhes em longo prazo.

Por ser mais específico, é direcionado a todos os departamentos da empresa. Assim, cada um sabe quais as funções necessárias para contribuir com a eficiência operacional. O diferencial, nesse caso, está em manter sempre aberta a possibilidade de alterar as decisões conforme novas situações financeiras ou estratégicas surgem.

Planejamento operacional

Durante a terceira etapa é definido no planejamento operacional o que deve ser feito na prática para realizar as tarefas do planejamento tático. Nesse momento, a equipe junto da gestão foca o trabalho em montar atividades em cada setor.

Todo esse processo precisa ser mais elaborado pois ajuda a desenvolver métodos específicos que possibilitam a execução das ideias. Mas, antes de tudo, sua responsabilidade como gestor é delimitar quais são os gastos possíveis.

Assim, o equilíbrio financeiro será o ponto direcionador das decisões com a intenção de evitar dívidas sem necessidade.

Modelo 5W2H

Se você sofre com a falta de tempo diante do acúmulo de tarefas, o modelo 5W2H pode ser fundamental para otimizar o trabalho. A sigla se refere a um checklist que ajuda a centralizar todas as informações importantes durante o desenvolvimento de um projeto.

Para obter sucesso e alcançar uma operação otimizada, o ideal é levantar algumas questões antes de avançar na realização de tarefas. Afinal de contas, sem saber onde chegar, não será possível mensurar os resultados. Veja, abaixo, quais são elas:

  • o que será feito?
  • por que será feito?
  • onde será feito?
  • quando será feito?
  • por quem será feito?
  • como será feito?
  • quanto vai custar?

Com toda certeza, ao responder essas questões, uma estrutura organizada surge de maneira dinâmica. Outro fator decisivo é que o 5W2H otimiza tempo e ajuda na hora de delegar as funções de cada membro da equipe.

Entretanto, mesmo com tantos benefícios na execução do trabalho, a maior diferença será em sua rotina pela possibilidade de controlar de perto como os pontos elaborados no planejamento são realizados.

E não pense que o método se aplica apenas em empresas de grande porte. O processo de execução costuma ser bastante simples e para listar as funções basta apenas um editor de texto em que você consiga criar uma planilha.

Organização

A organização é a segunda etapa no processo administrativo bem elaborado. Em uma empresa de médio porte que tenha uma frota comercial, por exemplo, esse conceito ajuda a definir qual setor será responsável em fazer com que o produto chegue até os motoristas e, consequentemente, até os clientes de maneira eficiente.

As etapas do trabalho corporativo, nesse caso, devem ser divididas em planejamento, metas, hierarquias dentro de cada grupo e manuais de ação. Dentro desse contexto, existem 5 maneiras de aplicar os princípios da organização em seu negócio. Conheça a seguir:

Especialização

Pense no ambiente corporativo da mesma maneira como a divisão de sua casa acontece. Existe o quarto para dormir, a cozinha para se alimentar e o banheiro para a higiene pessoal. Na prática, cada setor da empresa deve ser destinado a um objetivo bem definido que acelera os resultados positivos.

Mas calma! Não precisa sair trocando funcionários de lugar e colocar placas na porta. O mais importante é que todos conheçam exatamente qual a sua função na engrenagem responsável pelo projeto.

Dessa maneira, ao montar uma estrutura organizacional, você vai saber de quem cobrar quando algo não sair como o planejado e também criar programas motivacionais relacionados.

Definição funcional

Esse tipo de sistema faz com que os funcionários se tornem especialistas em suas funções e tragam boas sugestões ao iniciar um projeto. Assim, o trabalho de cada pessoa, as responsabilidades da gestão e os clientes envolvidos na ação devem ser relatados por escrito no planejamento.

A partir disso, a empresa cria a responsabilidade de prestar contas para que você possa ter o total controle sobre o andamento do trabalho e, caso seja necessário, trocar as estratégias até alcançar o sucesso.

No entanto, com a intenção de evitar sobrecargas nos setores, o mais indicado é selecionar líderes específicos que ajudem a acompanhar o passo a passo da execução dos planos. Mas tenha cuidado! Não se toma uma decisão como essa da noite para o dia.

Imagine só direcionar o comando de um grupo a um funcionário que nunca se prontificou como líder em nenhuma tarefa. Seria um verdadeiro desastre, não é mesmo? Por isso, para economizar tempo em longo prazo, sente-se com calma e pense competências de cada membro da equipe com base em suas experiências.

Princípio de funções de linha e staff

O objetivo, aqui, é definir as tarefas de maneira direta. O processo de agrupar atividades com antecedência faz muita diferença no momento de tomar decisões conforme os planos avançam. Na prática, chegar no trabalho e ter todas as pendências listadas em uma estrutura te mostra o que fazer nos passos seguintes.

Entretanto, saiba que ter uma comissão de líderes em diferentes áreas do planejamento não deve ser uma forma de monitorar severamente os colaboradores. O mais indicado, em uma situação como essa, é motivá-los a vestir a camisa da empresa ao valorizar seus melhores resultados.

Use esse tipo de motivação a favor do negócio e, certamente, a mudança no engajamento será visível em pouco tempo. Veja como fazer a divisão operacional a seguir.

  • funções de linha: estão diretamente ligadas aos objetivos principais da empresa;
  • funções de staff: não estão relacionadas diretamente aos planos traçados no planejamento, mas devem ser monitorados pela gestão diariamente. Funciona como uma equipe de apoio em tarefas que possuem menos impacto no andamento do trabalho caso algo saia do rumo.

Organograma

A estrutura organizacional quando colocada em prática é descrita em forma de organograma. Esse tipo de gráfico mostra uma definição clara que ajuda a conscientizar os funcionários sobre o andamento dos projetos e evita que as ideias fiquem confusas conforme as tarefas se acumulam.

Sem contar que facilita muito a comunicação tanto da gestão com os líderes quanto das equipes entre si. Saiba a seguir quais são as divisões para montar um cronograma que ajuda a executar as atividades da melhor maneira:

  • diretoria: está no topo do cronograma como mentor principal dos projetos elaborados e tomadas de decisões;
  • gerência de vendas: parte importante de liderança na divisão de grupos e setores abaixo da diretoria;
  • gerência de projetos: braço significativo para que o trabalho avance com rapidez na mesma linha da gerência de vendas em hierarquia;
  • gerência financeira: também faz parte do time de lideranças abaixo da diretoria e é responsável por administrar os recursos direcionados aos projetos listados;
  • gerência de produção: outra gestão desse mesmo grupo que fica com a tarefa de acompanhar o andamento de todos os trabalhos;
  • supervisão dos recursos humanos: faz parte dos serviços secundários citados acima e está na terceira escala do cronograma com o poder de liberar a verba do projeto;
  • supervisão financeira: no mesmo patamar dos recursos humanos, também controla a entradas e saídas de dinheiro, porém, sem o poder de tomar decisões.

Direção

Reflita por um momento e pense nos gastos de sua empresa como um todo. Qual setor te deixa de cabelos em pé por conta da preocupação em acumular dívidas? Saiba que não importa qual seja sua resposta, ao usar bem a etapa de direção você consegue identificar os pontos que podem ser solucionados com mudanças inteligentes.

Seja nas multas de trânsito com a frota, compra de insumos ou capacitação de funcionários, ter consciência de quais são os riscos que impedem seu negócio de crescer é o primeiro passo para colocar bons projetos em prática. A direção, dentro desse contexto, está ligada a todos os níveis organizacionais da empresa.

Em função disso, existe uma ordem de hierarquia que deve ser respeitada. Os gestores dirigem os diretores de cada setor que, por sua vez, comandam os supervisores e executores. Lembra do cronograma detalhado anteriormente no texto? É exatamente nesse momento que ele será colocado em prática.

Quando o gestor não está amparado pela técnica de funções administrativas, o caminho mais fácil se torna delegar as tarefas sem uma análise estratégica por trás. Porém, saiba que essa medida irresponsável dificulta a avaliação do retorno conquistado e causa desentendimentos entre os funcionários, justamente, no momento em que a união se mostra mais necessária.

Dentro das funções administrativas, existem três níveis de divisões de direção. Veja a seguir quais são:

  1. direção no nível global que abrange todas as áreas da empresa de maneira estratégica;
  2. direção operacional corresponde ao nível de base do cronograma de planejamento e abrange um grupo de funcionários ou determinadas tarefas;
  3. direção departamental envolve a gerência e está relacionada os departamentos ligados ao nível tático.

Habilidades e competências do gestor

Diante disso, torna-se necessário ressaltar que o perfil do gestor que vai comandar todo o processo deve ter algumas características específicas. É claro que os responsáveis por cada equipe também precisam possuir habilidades, no entanto, o articulador principal de deve ter consciência da importância de seu trabalho e usar a experiência na gestão de pessoas para conseguir bons resultados. Veja, abaixo, as principais:

Humildade

De nada adianta ter a ideia elaborada em sua cabeça se você não souber como ensinar aos funcionários ou deixar a porta aberta para ouvir. Um bom gestor precisa ter humildade na hora de conhecer a fundo os problemas de sua empresa e criar uma relação de confiança com a equipe.

Obviamente que é necessário existir um limite de proximidade para preservar a hierarquia profissional. Porém, se mostrar disponível a todos se apresenta como um verdadeiro divisor de águas na motivação dos grupos.

Saiba que, na prática, as pessoas respeitam e seguem ordens de quem elas admiram. Portanto, seja o mais acessível possível sem deixar de lado o olhar experiente capaz de avaliar as competências de cada membro da operação.

Empatia

A empatia dentro da experiência corporativa gira em torno da sua capacidade de interagir com os problemas e as dores dos colaboradores. Por exemplo, quando um motorista da frota explica os motivos de ter cometido uma infração, você precisa saber ouvir com atenção para saber identificar se foi, realmente, uma falha na conduta do funcionário ou se a empresa não ofereceu as condições necessárias.

Mas tome cuidado! Existe um limite entre ser empático e permissivo que costuma ser bem pequeno. Por isso, deixe sempre o canal de comunicação aberto para que os membros da equipe não tenham medo de conversar e julgue, na mesma proporção, rigorosamente os erros quando achar necessário.

Inteligência emocional

Como a maior parte do nosso cérebro é composta por emoções, as decisões racionais acabam sendo dominadas em muitas situações. No dia a dia de um gestor corporativo, se abalar por qualquer coisa que não aconteça conforme o esperado prejudica o serviço em longo prazo e, acima de tudo, desqualifica a postura profissional.

Por este motivo, você precisa investir em autoconhecimento para exercer seu papel na empresa de maneira eficiente. Quanto melhor for a aceitação das emoções negativas, mais fácil será manter a calma em momentos de crise. Esse tipo de conscientização, sem dúvida, é um dos fatores que faz um negócio se tornar líder de mercado com clientes cada vez mais satisfeitos.

Controle

O controle é a última etapa das funções administrativas. Se trata da quarta função em todo o trabalho exercido no planejamento e funciona como uma forma de avaliar o desempenho da equipe. Esse processo se mostra fundamental, já que em muitos casos pode ser necessário realinhar as ações para alcançar os objetivos dentro do tempo estipulado.

Sendo assim, o controle faz com que todo o procedimento seja realizado com qualidade. Pois de nada adianta bater as metas desejadas se não agregar nenhum valor à experiência do cliente. Imagine só se depois de colocar as funções administrativas em prática, seu negócio passa a oferecer o dobro de soluções em sua área de atuação.

Seria fantástico para o faturamento, não é mesmo? No entanto, se o crescimento não for baseado em qualidade, os resultados para os clientes deixam a desejar e a credibilidade da empresa fica em jogo. Ou seja, uma vantagem mal planejada pode se tornar, no fim das contas, um grande prejuízo sem o controle adequado.

Conheça, a seguir, as fases do controle nas funções administrativas:

  • estabelecimento de normas e padrões;
  • estabelecimento de uma unidade de medida;
  • observação do desempenho;
  • ação corretiva.

Linha do tempo nas funções administrativas

Quando se trata de uma operação grandiosa com base no formato administrativo, os custos precisam ser bem avaliados para que a empresa não tenha surpresas no futuro.

Sendo assim, entre as responsabilidades do gestor está colocar em prática a etapa da linha do tempo que é a última do método das funções. A tarefa, aqui, é dividir os gastos entre monitorar, controlar e planejar que correspondem, respectivamente, ao passado, presente e futuro.

Além disso, ao seguir critérios rigorosos de avaliação, você ainda precisa mensurar as possibilidades financeiras para que cada plano seja colocado em prática. Essa parte é indispensável para que a empresa saiba, exatamente, quais são os recursos disponíveis no momento de elaborar o planejamento.

Lembre-se que o intuito de trazer o conceito ao dia a dia envolve conseguir bons resultados em menos tempo e evitar acumular dívidas com foco em crescer no mercado. Em resumo, por mais que todos tenham inúmeras ideias que agregam valor ao serviço oferecido, torna-se fundamental colocar as despesas na ponta do lápis para não colocar tudo a perder por descuido. Veja como fazer a linha do tempo:

Passado

Essa parte da linha do tempo monitora os índices de dados em relatórios para saber o que é possível realizar sem comprometer a saúde financeira da empresa. Tudo deve estar na ponta do lápis com o intuito de direcionar o planejamento e estruturar a possibilidade de lucros futuros. Na prática, o controle financeiro é uma parte fundamental para que os outros objetivos sejam alcançados sem abalar o serviço habitual.

Presente

Aqui, a função do gestor é definir qual a melhor política de gastos de acordo com cada meta estabelecida. Dessa maneira, a organização deve ser prioridade para que os funcionários responsáveis pelo setor saibam quanto pode ser gasto e quem fica com as contas em mãos ao administrar as movimentações financeiras.

Como envolve diretamente o orçamento de vários setores do negócio, você precisa ter muito cuidado na hora de delegar a função com o intuito de evitar erros nas contas e dívidas futuras.

Futuro

Durante essa etapa, você precisa olhar para frente a partir de uma análise detalhada com os resultados do planejamento em mãos. Assim, em próximas ações com funções administrativas, será mais simples definir de onde virá o dinheiro e quais os melhores lugares para aplicá-lo em uma estrutura logística competente.

Pronto! Agora você já sabe como usar as funções administrativas em sua empresa. O mais importante é ter em mente que o controle efetivo do trabalho ajuda a organizar o dia a dia de todos os envolvidos e traz resultados positivos rapidamente. Só assim, fica mais fácil identificar metas realistas que fazem diferença no crescimento de mercado.

Gostou das informações deste artigo? Então leia também sobre como o planejamento empresarial deve ser feito no seu negócio.

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