Gestão de documentos: saiba como fazer na sua frota - XMultas Blog

Você sabia que uma boa gestão de documentos da empresa facilita a organização das finanças e prazos, além de reduzir custos? É que um empreendimento conta com uma documentação muito valiosa que, se negligenciada, pode gerar grande prejuízo — sem contar os riscos fiscais e trabalhistas.

A verdade é que dar conta de toda a papelada não é algo simples de ser feito. No caso de uma empresa que possui frota, por exemplo, é muito detalhe para dar conta, como CNHs, CRVs, CRLV, Renavam e multas. Por isso, reunimos neste post algumas dicas para te ajudar a organizar tudo. Continue a leitura!

Tenha uma política clara de gestão de documentos

Você já notou a quantidade de comprovantes, recebidos, relatórios e demais papéis que sua empresa produz diariamente? Diante de tanto conteúdo, é imprescindível contar com uma política clara de gestão para que tudo não vire uma bagunça. Para elaborar o mecanismo, você precisará investir algum tempo, recursos e mão de obra. A boa notícia é que esse processo vai evitar problemas sérios no futuro.

Uma organização documental equivocada causa perda de tempo e ainda torna os procedimentos mais complexo e burocráticos. As consequências são tarefas não otimizadas, além de uma estrutura incapaz de facilitar tomadas de decisão no negócio.

É por isso que uma boa política de gestão é tão importante, já que só ela é capaz de eliminar entraves na burocracia da frota e garantir serviços de maior qualidade.

Saiba por quanto tempo os documentos devem ser guardados

Em longo prazo, a quantidade de documentação acumulada de uma empresa é enorme, não é? Muitas vezes a vontade de se livrar de tudo é grande, mas esse é um erro. Esses papéis são a garantia de diversos serviços, operações, obrigações e devem ser guardados por tempo específico.

Esse período é determinado por normas nacionais, previstas em alguns códigos como o Civil, Tributário Nacional e até mesmo a Constituição Federal. O tempo de guarda varia de documento para documento, e há diferença quando são de pessoas físicas ou jurídicas.

Segundo a TRT de São Paulo, a documentação deve ser mantida em segurança por cerca de cinco anos, como é o caso do IPVA. Ainda assim, há aqueles que devem ser guardados para sempre, como a carteira de trabalho, título eleitoral ou escrituras de imóveis.

Conheça os documentos essenciais para a frota

No caso de uma frota comercial, há uma série de documentos que são exclusivos e que exigem muita atenção. Quando um veículo novo é comprado, por exemplo, é necessária a emissão do Certificado de Registro do Veículo (CRV) para o emplacamento, além do Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV).

Não podemos esquecer ainda da nota fiscal, Registro Nacional de Veículos Automotores (Renavam) e comprovantes de pagamento.

Para a melhor administração da frota, é necessário ainda ter a cópia das carteiras de motorista dos funcionários. Além de controle total das multas e de seus prazos de vencimento. Dessa forma você evita gastos extras e complicações maiores.

Use a tecnologia como aliada

Como você deve ter notado, são muitos detalhes para dar conta quando o assunto é gestão de documentos. Nesse caso, uma ótima saída é contar com os softwares de gerenciamento para simplificar os processos e não deixar nenhum prazo vencer.

Além de ser uma forma de simplificar tarefas burocráticas e repetitivas que necessitam ser realizadas com rapidez e precisão, contar com uma plataforma ainda se torna mais econômico do que designar toda uma equipe para isso.

As plataformas também podem te auxiliar com as multas de trânsito, que é assunto de extrema importância para a frota — já que é capaz até mesmo de impedir a circulação dos veículos.

Com a tecnologia, as vantagens são documentos sempre atualizados, a segurança de não perder prazos, possibilidade de recorrer das penalidades injustas, além de economia de tempo e dinheiro.

Como vimos, a gestão de documentos é que merece muita atenção dos gestores de frota. Apenas uma política clara, com o auxílio de uma plataforma de organização são capazes de garantir que tudo será armazenado e monitorado da melhor forma.

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