Gestão de frotas: tudo o que você precisa saber para otimizar a operação - XMultas Blog

O processo de gestão de frotas engloba todas as áreas de uma empresa que depende da logística. Por ser tão importante dentro da eficiência operacional, qualquer tipo de falha compromete o andamento do serviço e traz uma série de prejuízos. Mas não se preocupe! Para obter um retorno positivo, é preciso ter muita disciplina na hora de tomar decisões importantes.

Dentro desse contexto, o desempenho do gestor do negócio deve ser aperfeiçoado com foco nas características do mercado. São algumas mudanças estruturais que proporcionam uma avaliação apurada das tarefas diárias e o conhecimento fundamental para impulsionar o desempenho dos colaboradores.

Quer saber mais? Vamos mostrar as situações que impactam diretamente sua frota e as principais formas de melhorar o serviço com análises administrativas. Acompanhe:

Entenda como se tornar um gestor mais eficiente

O olhar experiente do gestor é o que torna a empresa uma referência no mercado segmentado. Afinal, só quem conhece cada detalhe do processo operacional pode aplicar melhorias significativas na estrutura de trabalho. O grande segredo está em tomar decisões eficientes de forma rápida. Com o acúmulo de tarefas na rotina, qualquer minuto faz diferença no universo corporativo.

Tenha em mente que o processo de gestão funciona como um verdadeiro efeito dominó. Quando você comete um erro, todos os setores da frota sofrem impactos na execução das atividades. Claro que os problemas de planejamento também interferem nos custos mensais, porém, a estratégia inicial, baseada nos objetivos principais do serviço, se mostra como a primeira etapa para que o cronograma seja realizado com sucesso.

Decisões rápidas

Por mais que a empresa tenha uma estrutura organizada, sempre existem imprevistos. É nesse momento que a sua capacidade de analisar as situações com confiança se torna um verdadeiro divisor de águas no crescimento do negócio.

Sabe aquele dia que você tem reuniões importantes e está completamente sobrecarregado? Então, será justamente nessa hora que algum colaborador vai surgir com uma bomba para ser resolvida rapidamente. Pode parecer exagero, mas esse é um cenário que se repete muito nas empresas.

O papel do gestor eficiente deve ser impedir que pequenas questões se transformem em grandes problemas. O melhor caminho para acertar nas decisões, mesmo sob pressão, envolve compreender as necessidades da frota e se manter informado sobre as condições do setor especializado. Estude as oscilações econômicas, a abordagem dos concorrentes e as principais vantagens que apenas o seu serviço oferece.

O método de benchmarking costuma funcionar muito bem como auxílio nas decisões impactantes. Esse tipo de análise tem como base as ações e as estratégias de sucesso da concorrência com o intuito de compreender os procedimentos utilizados e adaptá-los ao perfil de sua frota. Dessa forma, fica mais fácil se destacar criando inovações baseadas em resultados.

Segurança dos motoristas

A imagem de uma empresa é o seu maior patrimônio, não é mesmo? Especialmente no cenário atual em que a velocidade das informações divulgadas na internet pode levantar ou destruir um negócio em apenas alguns minutos. Uma frota que não se preocupa com a segurança dos motoristas tende a sofrer uma série de problemas no trânsito.

E não falamos apenas de acidentes! Sua visão administrativa também deve ser usada para orientar os funcionários sobre outras questões prejudiciais, como:

  • as multas frequentes;
  • os descuidos que geram custos desnecessários;
  • a postura negligente durante o trabalho.

Crie programas de treinamentos baseados em instruções para respeitar as regras de direção sem deixar de lado as condições necessárias ao desenvolvimento do serviço.

Política de frotas 

Exigir um comportamento coerente com os valores defendidos pela empresa no mercado é uma parte decisiva dentro da política de frotas. Mesmo com um gestor dedicado e presente no direcionamento dos colaboradores, o desempenho dos funcionários no trânsito pode ser diferente do esperado.

Diante disso, torna-se essencial montar uma política objetiva com regras e normas que defendem os valores comuns ao segmento. Todo esse processo é fundamental no gerenciamento de multas com uma análise detalhada da postura dos condutores nas vias.

Os direitos e deveres devem ser discutidos abertamente para que todos encarem as responsabilidades atribuídas ao serviço. As medidas ajudam a liderança interna a encontrar o momento certo de punir uma atitude negligente ou se colocar no lugar do condutor na possibilidade de avaliar o que poderia ter sido evitado.

Saiba quais são as habilidades necessárias para o gestor de frota

O gestor possui uma grande responsabilidade por ser a engrenagem que impulsiona o trabalho de todos na empresa. Sua função aborda desde as negociações mais simples, como a aquisição de veículos, até as mais complexas, como a resolução de pendências com os órgãos de trânsito.

Logo, quando existe qualquer tipo de insatisfação por parte dos clientes, você será a pessoa responsável por lidar com a crise. Para encarar o trabalho com foco em retornos positivos, deve ser feito um processo de capacitação adequado em diferentes áreas.

Claro que a experiência no cargo ajuda muito a desenvolver uma visão específica sobre a frota. No entanto, somar a prática com habilidades pessoais é o que traz a excelência necessária para uma atividade de destaque no mercado.

Leis de trânsito

De nada adianta cobrar um comportamento ético da equipe se o próprio gestor não for um profundo conhecedor das questões ligadas ao Código de Trânsito Brasileiro (CTB). É muito importante ficar por dentro das regras para orientar corretamente e montar um cronograma de operações que facilite a vida dos funcionários. Com essa visão, a empresa também evita reclamações de terceiros sobre a conduta dos motoristas nas vias.

Estude com dedicação sobre o assunto para aprimorar os argumentos na hora de resolver um problema mais sério ou apenas criar programas educacionais com propriedade. A proximidade com os membros da frota deve ser focada em otimizar o serviço sem perder a autoridade necessária da função.

A forma de se comunicar nesse momento também diz muito sobre o direcionamento da empresa. Tenha certeza de transmitir uma mensagem direta aos condutores e manter uma rotina de feedbacks dentro das reuniões internas.Com um sistema que estimula a interação, o alcance das metas será uma recompensa automática.

Conhecimentos básicos de mecânica

Sabe quando um prestador de serviço devolve um automóvel depois de trocar uma peça e ele continua apresentando o mesmo problema? Então, ter noções de mecânica é essencial para organizar a manutenção da frota e cobrar os melhores resultados dos profissionais terceirizados.

Mas não precisa se preocupar em fazer um curso nem nada parecido!

O gestor deve apenas reconhecer os reparos necessários para impedir que a frota deixe de operar por falta de veículos. A intenção é apurar os conhecimentos com o objetivo de encontrar os defeitos técnicos e reduzir gastos com trocas desnecessárias de peças ou outros equipamentos. Além disso, também se torna mais simples avaliar o profissionalismo das empresas contratadas para o serviço com o apoio do melhor time disponível.

Técnicas de logística

A estrutura logística de uma frota comercial é o centro da estratégia de funcionamento do serviço. Sua função no trabalho de gestão envolve monitorar cada detalhe das entregas de cargas ou produtos especializados.

Para isso, tenha total atenção ao criar as rotas de distribuição e a base responsável pelas atividades dos colaboradores. Conhecer todo esse processo de perto é fundamental para trabalhar um cronograma eficiente com foco em aumentar a produtividade.

Problemas diários

Mesmo que a frota alcance todas as suas metas e feche sempre no positivo, o responsável por gerenciar o serviço precisa ter tranquilidade para lidar com imprevistos. Como já falamos anteriormente, as preocupações diárias podem interferir no papel da empresa diante de seus clientes.

Com isso, o controle emocional se torna seu melhor aliado em cada etapa do trabalho. O intuito é encontrar os caminhos certos com sabedoria e sem tomar nenhuma atitude precipitada. Veja algumas dicas para lidar com os problemas da função de forma inteligente:

  • tenha foco no objetivo da empresa;
  • tire sempre um tempo para pensar;
  • organize os pensamentos;
  • ouça diferentes opiniões;
  • separe o ambiente profissional do pessoal.

Planejamento detalhado

Só quem trabalha com entrega de serviços e cumprimento de prazos sabe que disciplina na execução das atividades é indispensável em qualquer segmento. Quando se trata de uma frota comercial, então, a capacidade de realizar um planejamento detalhado representa o primeiro passo para alcançar um retorno favorável.

No próximo tópico, falaremos sobre as principais tarefas do gestor. Executá-las eficiência exige muita organização e conhecimento dos gargalos da operação. Produzir um histórico de resultados como base nas operações anteriores ajuda a controlar o investimento em novas ações. Assim, você pode analisar cada processo do negócio com a intenção de aprimorar as abordagens.

Conheça as principais tarefas que precisam ser acompanhadas

Sem dúvidas, gerir todas as áreas de uma empresa envolve inúmeras obrigações e cuidados. Mesmo se restringirmos ao setor da frota, ainda assim, seriam diversas tarefas — que tendem a ter especificidades, dependendo do tipo de negócio. Por isso, neste tópico vamos abordar as mais importantes e comuns ao andamento, independentemente do ramo da atividade: o calendário de manutenção e a burocracia veicular. Afinal, esses pontos são os que geram maior prejuízo para a empresa, quando negligenciados. E, se bem executados, podem garantir a sustentabilidade da operação.

Calendário de manutenção

O trabalho de gestão não pode negligenciar de forma nenhuma a necessidade de manutenção periódica dos carros da frota. Essa é uma etapa que precisa ser prioridade na lista de afazeres para evitar falhas significativas no processo operacional.

Monte um calendário focado nos dias de menor movimento da empresa. As ações preventivas fazem toda a diferença na segurança dos condutores e no cumprimento dos prazos de entrega. Adiar a revisão por falta de tempo ou economia é como atravessar uma floresta no escuro. Você nunca sabe o que pode encontrar no caminho e qualquer descuido se torna fatal.

Esse tipo de falta de atenção representa diversos problemas recorrentes nos automóveis. Sendo assim, os gastos com a substituição de peças saem de cena e abrem espaço para uma frota ociosa que deixa os clientes na mão. Consegue calcular o tamanho desse prejuízo? Por isso, não considere exagero fazer avaliações mesmo quando os carros não apresentam nenhuma falha. O resultado satisfatório depende apenas da combinação de disciplina com bons prestadores de serviço.

Burocracia veicular

Tanto as multas quanto às questões administrativas dos veículos são obrigações que sobrecarregam o trabalho do gestor. O profissional passa a maior parte do tempo envolvido com pendências de infrações de trânsito, impostos e renovações de documentos de dezenas de automóveis. O pior de tudo é que esse processo é bastante burocrático com vários detalhes que devem ser controlados de perto.

Até os documentos básicos dos condutores podem complicar o andamento do cronograma da empresa. Perder o prazo da renovação da carteira de motorista, por exemplo, traz muita dor de cabeça com multas que resultam na possibilidade de ter o veículo apreendido. Essa baixa em uma frota comercial representa uma perda significativa de lucros que poderia ser resolvida facilmente com uma organização interna eficiente. A boa notícia é que existem ferramentas que otimizam toda a burocracia veicular — aprofundaremos mais adiante.

Otimize os processos da gestão de frotas

Identificar os custos que impactam a receita da frota comercial está entre as competências do responsável pela gestão. Diante de um monitoramento estratégico, criar alternativas para reduzir os gastos sem alterar a qualidade do serviço oferecido se mostra como um grande diferencial. A seguir, falaremos sobre alguns investimentos que podem maximizar os resultados da empresa e que se pagam no curto ou médio prazos, por meio dos resultados obtidos.

Ferramentas de preenchimento de formulários

Para preencher um simples formulário após ser autuado em uma penalidade de trânsito, um funcionário perde um dia inteiro de trabalho. Essa ausência representa uma perda considerável no fechamento do mês e pode ser evitada com mudanças baseadas em ferramentas que economizam tempo.

A cultura da empresa deve se atualizar conforme as necessidades do mercado. Quem não aproveita os avanços tecnológicos, certamente, perde espaço para a concorrência. Contar com ajuda nesse quesito significa encontrar novos métodos que facilitam o trabalho dos condutores sem perder as características do gestor.

Decisões apoiadas em dados

O levantamento de dados traz uma visão ampla do desempenho de cada colaborador, dos pontos de infrações recorrentes e da eficiência dos recursos apresentados aos órgãos de trânsito. As informações organizadas sobre os resultados obtidos pelo serviço ajudam a compreender o cenário dos clientes e a necessidade de abordar novos métodos operacionais.

Hoje em dia, a agilidade no processo de acesso aos dados se torna um ponto diferencial na tomada de decisões em todos os setores. O ideal é que você consiga monitorar as informações da frota de qualquer lugar com autonomia para realizar os procedimentos mais importantes.

Essa tarefa fica praticamente impossível sem adotar a tecnologia especializada, já que levaria vários dias para ser concluída. O melhor método na hora de coletar as referências envolve a personalização de acordo com o perfil adotado pelo setor administrativo.

Em consequência disso, se torna mais simples observar o que gera lucros e prejuízos na prática. A organização interna permite que o negócio possa continuar no saldo positivo mesmo nos momentos de crise econômica ou de baixa procura no setor especializado.

Use uma plataforma de gestão de multas e documentação

Optar por uma plataforma de gerenciamento de multas e documentação pode até parecer um custo desnecessário no primeiro momento. Mas basta conhecer algumas vantagens do monitoramento online para compreender que se trata, na verdade, de um investimento no crescimento do negócio.

Economia com multas de trânsito e burocracia veicular

Por mais que os motoristas da frota sejam experientes, as penalidades sempre surgem como um prejuízo no aspecto financeiro. O problema é ainda mais grave quando as autuações são causadas por desatenção do condutor devidamente treinado.

Você consegue imaginar quais investimentos faria no seu negócio se não gastasse tanto com multas de trânsito? Com uma plataforma dinâmica seus planos saem do papel em pouco tempo. A partir da soma de informações valiosas, a economia é de mais de 30% com o pagamento de infrações. Veja como:

  • levantamentos de dados sobre os locais e os períodos em que as multas foram aplicadas;
  • lista de condutores que estão sujeitos a sofrer autuações;
  • informações baseadas no histórico da empresa para auxiliar as melhores decisões;
  • indicação do real condutor de maneira otimizada ao órgão de trânsito com o intuito de evitar a temida multa NIC (Não Indicação do Condutor) que fica mais cara conforme a reincidência dos motoristas;
  • redução de gastos com equipes dedicadas apenas a acompanhar os processos de trânsito e monitoramento da situação dos colaboradores.  

O controle das multas reduz também o tempo gasto com o preenchimento de formulários e melhora a eficiência operacional. Diante de tantas obrigações com a administração da frota e das outras áreas corporativas, os trâmites cansativos da burocracia veicular impedem diversos crescimentos internos.

Perder prazos importantes de documentação é uma falha que se transforma em uma verdadeira bola de neve. Por isso, o sistema de monitoramento reúne em um só lugar tudo o que você precisa saber para agilizar os procedimentos junto aos órgãos de trânsito. A economia do tempo gasto com questões burocráticas é de mais de 70%. Veja como isso acontece:

  • documentos instantâneos: todos os formulários e declarações necessárias são criados com apenas alguns cliques em poucos minutos;
  • comunicação interna: a base de informações da empresa disponível na plataforma funciona como um método para direcionar os condutores e impedir qualquer tipo de ruído na realização do trabalho;
  • dados em tempo real: com o aviso sobre todas as autuações da empresa antes mesmo que uma notificação física seja entregue, você consegue tomar as melhores decisões de forma imediata e impedir complicações no futuro.  

Praticidade no recurso de multas de trânsito

Com a ajuda da tecnologia, os registros essenciais como IPVA, seguro e licenciamentos específicos são otimizados para impedir que seus veículos saiam de circulação. A criação de um recurso de multas em apenas 5 minutos também faz parte de uma estratégia inteligente e dinâmica. Você sabia que cerca de 40% das defesas nos órgãos de trânsito são julgadas a favor dos motoristas? Essa estatística é a maior prova da eficiência de usar um método personalizado no andamento dos serviços jurídicos.

Aumento da segurança na frota 

Como já vimos em outro tópico, negligenciar as questões de segurança costuma ser um erro que arrisca a reputação do seu negócio. Os indicadores do gerenciamento online mostram o melhor caminho para aumentar mais de 40% a segurança da frota no trânsito. Conheça as soluções  usadas na entrega dos resultados:

  • monitoramento dos locais de infrações: a formação de uma lista com os locais em em que os colaboradores mais sofrem multas permite a criação de estratégias direcionadas de conscientização;
  • condutores mais responsáveis: com o controle rigoroso da empresa, fica mais fácil acompanhar a situação de cada funcionário nos órgãos de trânsito e evitar exposições negativas da imagem corporativa; 
  • veículos regularizados: acompanhe todos os prazos e as necessidades dos automóveis para garantir boas condições de trabalho e um serviço de qualidade aos clientes;
  • diagnósticos exatos: ao ter as informações corretas, a empresa consegue criar um planejamento focado em segurança com colaboradores prudentes. Assim, as chances de se envolverem em uma acidente reduzem consideravelmente. 

Controle total da CNH dos condutores

O controle da CNH dos funcionários é outro benefício da plataforma. Tenha em mente que monitorar os pontos indica a maneira como o colaborador se comporta durante as atividades. A consulta do status, das infrações, dos valores e dos prazos de renovação representa o estudo total do desempenho de cada um. Com isso, se torna possível criar soluções adequadas para que nenhum funcionário fique sem dirigir.

Agora você já sabe como melhorar o sistema de gestão de frotas. Não se esqueça de que o bom desempenho de uma empresa depende do acompanhamento de vários dados. O retorno positivo de investir em um monitoramento dinâmico de multas vai muito além da redução de custos. A vantagem também está em focar no objetivo principal do negócio e se destacar da concorrência com um serviço qualificado.

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