Gestão e planejamento: saiba como otimizar a operação na frota - XMultas Blog

Melhorar o processo operacional da frota com base em eficiência de gestão e planejamento é um verdadeiro divisor de águas. De fato, alguns pontos administrativos relacionados são fundamentais para garantir um serviço de excelência que se torna responsável pelo crescimento no mercado.

O principal diferencial, nesse caso, está em aprender a identificar as falhas para trabalhar em função de resultados positivos. Dentro desse contexto, você deve sempre colocar a organização interna em primeiro lugar sem deixar de lado um olhar estratégico na busca por soluções inteligentes em todas as áreas.

Quer saber mais? Vamos mostrar dicas de como uma gestão detalhista aprimora o funcionamento da frota. Acompanhe:

Contrate mão de obra qualificada

Se você contrata funcionários sem muita experiência apenas pelo salário baixo, saiba que sua empresa pode correr sérios riscos. Isso porque, quando se trata de uma frota comercial, ter mão de obra qualificada ao volante é um fator fundamental tanto na produtividade quanto na imagem do negócio.

Na maioria dos casos, esse tipo de responsabilidade costuma deixa o gestor entre a cruz e a espada — já que a verba nem sempre é suficiente para sustentar salários altos. Porém, o grande segredo está em enxergar uma boa equipe de trabalho como um investimento.

Assim, se torna muito mais simples redirecionar os gastos de outras áreas com a intenção de garantir uma eficiência operacional duradoura. Considere também que priorizar pessoas capacitadas na direção se mostra como um passo importante rumo ao crescimento no mercado segmentado. Afinal, motoristas experientes cometem menos falhas que podem comprometer toda a operação.

Acompanhe indicadores de manutenção da frota

Se você está na liderança de uma empresa com frota, precisa ficar por dentro dos indicadores de manutenção. Os famosos, KPIs representam métricas que ajudam a avaliar o desempenho de alguns setores por meio de comparativos de dados.

Esse tipo de informação faz muita diferença na produtividade, especialmente, no bom funcionamento dos veículos corporativos. Por isso, tenha em mente que com uma análise detalhada, o monitoramento dos reparos pode ser incluído na soma de gastos inevitáveis.

De fato, com muitos automóveis na oficina, sua empresa perde dinheiro por não cumprir a agenda e ainda deixa os motoristas ociosos. O melhor caminho, em uma situação como essa, envolve colocar tudo na ponta do lápis ainda durante o planejamento administrativo para manter o serviço funcionando de olho em evitar possíveis problemas.

Use gestão e planejamento no controle das ocorrências

Priorizar uma gestão detalhista é indispensável para conhecer melhor o funcionamento de sua empresa. Sendo assim, acompanhe todas as ocorrências diárias — mesmo que pareçam sem importância inicialmente.

Acontece que qualquer coisa que saia da rotina de forma negativa revela alguma falha interna ou desvio de comportamento dos funcionários. Por este motivo, mantenha as portas da gestão sempre abertas para conversar sobre qualquer tipo de dificuldade na conclusão das tarefas.

Claro que deve existir um limite saudável que preserva a hierarquia institucional, entretanto, ter uma comunicação eficiente conta muitos pontos na formação de estratégias focadas em produtividade e na experiência positiva dos contratantes.

Faça checklist das tarefas diárias

Todo gestor de empresas sofre com o acúmulo de afazeres na rotina, não é mesmo? Em consequência disso, o trabalho começa a girar em torno apenas de resolver pendências e, dificilmente, novos projetos são colocados em prática.

Para reverter esse quadro negativo, a solução está em montar um checklist com todas as atividades que devem ser resolvidas a cada dia. Investir nesse tipo de controle faz com que você tome melhores decisões por conseguir mensurar a forma correta de dividir o tempo.

Como resultado, se torna muito mais simples lidar com bombas de última hora sem comprometer a agenda. Além disso, as estratégias de trabalho passam a ser voltadas à excelência do serviço por ter uma visão mais prática dos fatores que agregam valor ao negócio como um todo.

Avalie os resultados mensalmente

Uma frota comercial que não acompanha seus resultados apresenta uma série de dificuldades em conseguir clientes no mercado. O motivo disso é que, sem identificar o que realmente funciona, fica difícil valorizar as vantagens do serviço e acrescentar um diferencial no segmento de atuação.

Dessa forma, ter uma planilha de retorno em relação aos processos operacionais se mostra como um ponto-chave em direção ao fechamento de novos contratos. Outro detalhe importante é que esse tipo de avaliação te impede de perder dinheiro em investimentos que não estão dando certo, já que as necessidade reais do negócio ficam mais evidentes e os prejuízos são facilmente interrompidos.

Aposte em controle de custos

Diante de tantas obrigações com diversos setores da empresa, as contas podem acabar sendo pagas no modo automático. Quando isso acontece, você deve ligar o alerta imediatamente. Lembre-se que não saber para onde vai o dinheiro é um erro que compromete todo o processo operacional e causa prejuízos com o passar do tempo.

Em função dessa falha de gestão, setores importantes costumam ficar sem os devidos repasses de melhorias básicas. Então, na hora de arrumar a casa, o primeiro compromisso da lista deve ser ajustar o setor financeiro para ter a noção exata do que seu negócio precisa. Só assim será possível calcular o retorno de lucros corretamente e colocar as contas em dia.

Tenha um sistema de gestão de multas e documentos

Quando o assunto é produtividade na frota, as multas de trânsito devem ser tratadas com prioridade. Pare um minuto a leitura e reflita sobre as despesas que a empresa possui com a burocracia veicular.

Com certeza, os valores são extremamente altos diante dos acúmulos de infrações e débitos de documentação dos motoristas. Uma boa dica, nessa situação, está em contar com a ajuda de um sistema de monitoramento digital que centraliza todas as informações em um só lugar.

Ter fácil acesso ao desempenho dos motoristas junto às pendências com os órgãos de trânsito promove uma verdadeira revolução na redução de custos. Com a ajuda da tecnologia, você consegue:

  • verificar prazos de renovação de CNHs;
  • indicar motoristas infratores;
  • recorrer de multas;
  • criar políticas internas de segurança de maneira dinâmica — por meio da identificação dos locais que mais geram multas para a frota.

Pronto! Agora você já sabe como gestão e planejamento ajudam a otimizar a operação da frota. O mais importante é observar os pontos que podem ser melhorados com foco em reduzir custos sem interferir diretamente na qualidade do serviço oferecido. Essa mudança na visão de trabalho gera um impacto significativo em todas as áreas e ainda agiliza a tomada de decisões.

Gostou das informações deste artigo? Então contrate um plano do XMultas para gerenciar com eficiência a burocracia veicular de sua frota.

tags: Gestão e Planejamento


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