Plano de contas: saiba o que é e como fazer na sua empresa - XMultas Blog

Investir em um bom plano de contas deve ser prioridade em sua empresa. De fato, se as saídas e entradas financeiras acontecem no escuro, você pode se preparar para uma série de prejuízos. Mas não se preocupe! Organizar o fluxo de caixa não é nenhum bicho de sete cabeças.

O segredo do sucesso, na hora de reverter o cenário negativo, gira em torno de mudar os métodos utilizados. Na prática, se trata de montar um relatório dividido em categorias extremamente detalhadas. Só assim será possível melhorar a eficiência operacional e ainda apostar alto na estrutura interna.

Quer saber mais? Vamos tirar todas as dúvidas sobre plano de contas e mostrar como incluí-lo no seu negócio. Acompanhe:

O que é um plano de contas?

Deixar o setor financeiro sem uma análise estratégica prejudica os resultados em longo prazo. Por isso, o plano de contas é um maneira competente de controlar as movimentações do seu negócio com base em crescimento interno.

Esse recurso administrativo funciona muito bem na hora de saber o valor exato das contas, dos pagamentos recebidos, dos gastos com material de trabalho e despesas de funcionários. Ao colocar tudo na ponta do lápis, você consegue ter uma visão ampla do serviço oferecido com a intenção de apostar em investimentos certeiros.

Mas não pense que basta fazer todas as anotações e esperar por resultados positivos sem tomar nenhuma atitude. O que realmente muda a situação é ter conhecimentos administrativos capazes de ajudar em uma análise consciente dos números.

Como usar o recurso em minha empresa?

Para ter um plano de contas competente, o melhor caminho é conhecer bem todos os setores de sua empresa. Estude os detalhes da logística interna com foco em aprimorar os resultados. A partir disso, se torna muito mais simples reconhecer os gastos desnecessários e o que pode ser validado como investimento.

Tudo deve ser dividido em categorias para basear a tomada de decisões de acordo com a real situação econômica da empresa. Pode até parecer exagero em um primeiro momento, mas até os pequenos consumos — como os copos descartáveis do cafézinho — devem ser anotados. Veja uma sugestão de divisão dos temas no relatório:

  • materiais operacionais;
  • remuneração de mão de obra;
  • encargos sociais;
  • prestações de serviços;
  • serviços recebidos;
  • burocracia veicular;
  • serviços prestados;
  • taxas administrativas;
  • custos de manutenção;
  • impostos;
  • custos fixos;
  • custos variáveis.

Por ser um documento extremamente detalhado, nada de usar papel e caneta no momento de montar a estrutura organizacional. Tenha em mente que os procedimentos online são fáceis até para quem não tem muita intimidade com tecnologia. Basta encontrar uma opção digital que se comunique intuitivamente com outras áreas da empresa e permita acesso dinâmico de qualquer lugar.

Quais são as vantagens?

Como já falamos anteriormente, ter todos os números na palma da mão facilita a identificação do que está funcionando no andamento do serviço. Por outro lado, o plano de contas também se mostra fundamental na hora de interromper uma ação e mudar as estratégias erradas do negócio.

Assim, esse dinheiro pode ser facilmente revertido para um setor que apresente deficiências operacionais. O mais importante é ter a noção exata se o faturamento atual cobre as dívidas já adquiridas. Caso a resposta seja negativa, a empresa precisa direcionar os esforços ao que, realmente, faz diferença no momento de fechar um contrato.

Por exemplo, escolher um fornecedor de combustível confiável se mostra como um grande divisor de águas já que garante que os clientes vão receber os produtos, melhora a segurança dos funcionários e preserva o veículo como um patrimônio do negócio. Veja abaixo outros benefícios do plano de contas:

  • impede gastos além do necessários;
  • reduz os custos operacionais;
  • permite focar em projetos de crescimento;
  • reduz o número de clientes inadimplentes;
  • ajuda na avaliação do serviço prestado pelos fornecedores;
  • conscientiza os funcionários sobre descuidos;
  • aumenta a competitividade de mercado;
  • auxilia na contratação de ferramentas de capacitação;
  • permite um estudo sobre a concorrência.

Quais são os erros ao montar o plano de contas?

Se você não trabalha com planejamentos direcionados, certamente, vive apagando incêndios na rotina corporativa. Essa falta de controle pode fazer com que alguns erros ao adotar o plano de contas passem despercebidos. O principal deles é o descuido com lançamentos de datas e pagamentos.

Lembre-se que qualquer dado divergente nas anotações prejudica a análise posterior e transforma o trabalho em perda de tempo. Por esse motivo, mantenha um padrão no momento de lançar as atividades. Além disso, o controle rigoroso do setor também faz diferença no cumprimento de prazos e no aumento da competitividade da empresa.

Como relacionar os gastos com a frota?

Quando a empresa possui uma frota comercial, costuma ser mais fácil identificar quais são seus maiores gastos. Afinal, só o cronograma de manutenção já é responsável por custos operacionais frequentes. Sem contar as taxas administrativas, renovações de documentos e multas de trânsito.

Ao somar tudo isso, você deve buscar soluções práticas para enxugar as saídas do caixa urgentemente. A boa notícia é que contar com a ajuda de uma plataforma de monitoramento de multas e CNHs muda a gestão financeira e otimiza todas as áreas do trabalho.

A análise dos dados online influencia diretamente no plano de contas por mostrar as violações antes da chegada da notificação oficial. Com isso, todas as informações ficam reunidas em só lugar em torno do desempenho dos motoristas e do cumprimento de prazos junto aos órgãos de trânsito. Ou seja, a gestão consegue se preparar adequadamente diante de débitos futuros.

Quando aparecem os primeiros resultados?

Saiba que o processo de reestruturar o sistema financeiro de uma empresa não acontece instantaneamente. É preciso uma boa dose de paciência para mudar estratégias que, aos poucos, mostram resultados significativos.

O primeiro sinal de que as coisas estão no caminho certo envolve conseguir reduzir custos operacionais sem alterar a qualidade do serviço oferecido. Esse tipo de mudança exige disciplina até potencializar o retorno de lucros.

Diante disso, seja o mais descritivo possível com cada anotação como forma de justificar os valores. Essa medida se mostra determinante no momento de realizar uma análise de dados personalizada e promover o autoconhecimento de sua postura como gestor.

Agora você já sabe como inserir o plano de contas na rotina de sua empesa. Não se esqueça que ter atenção com a saúde financeira é a chave para os lucros, pois de nada adianta ganhar dinheiro sem saber administrá-lo. Com o a organização em dia, o aumento da competitividade no mercado será o resultado certeiro de investimentos estratégicos.

Gostou das informações deste artigo? Então leia também sobre como economizar com as multas veiculares da empresa.

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