Política de frotas: 5 dicas para elaboração do documento na sua empresa - XMultas Blog

Elaborar uma política de frotas eficiente é fundamental para garantir a qualidade do trabalho. De fato, esse tipo de documento funciona como uma ajuda nas decisões do gestor e facilita na hora de disciplinar a equipe no dia a dia.

Entretanto, se torna comum que você tenha algumas dúvidas sobre como alinhar as regras corporativas em cada tipo de situação. Mas, não se preocupe! As respostas costumam surgir naturalmente quando o gestor avalia com cuidado quais são os principais objetivos da empresa no mercado.

Quer saber mais? Vamos mostrar 5 dicas para fazer uma política de frotas certeira. Acompanhe:

1. Tenha regras claras

Se você pensa em soluções para os problemas corporativos conforme eles surgem, certamente, perde muito tempo lidando com as crises. Isso porque a ausência de regras claras na rotina de trabalho aumenta as chances de desvios no comportamento dos funcionários e prejudica o processo operacional.

O mais importante, nesse caso, é que a política de frotas tenha uma linguagem fácil com a intenção de ressaltar as obrigações da equipe. Dessa maneira, fica muito mais simples que todos compreendam o recado sem deixar de lado o bom relacionamento com a gestão — essencial na construção de resultados.

2. Escute seus colaboradores

Um gestor que evita o diálogo perde muito por não conhecer o que se passa em sua empresa. Por isso, escute o que os colaboradores têm a dizer antes de elaborar a política de frotas. Essa medida ajuda a criar uma espécie de força-tarefa colaborativa e faz com que a equipe aponte os possíveis pontos de melhoria no serviço.

Outra vantagem é que, dessa forma, você ganha mais autoridade no momento de questionar algo que não vai bem. Ou seja, já que os próprios funcionários sugeriram regras fundamentais para otimizar o operacional, espera-se um esforço maior para evitar problemas que atrapalham a imagem no trabalho.

3. Divulgue a política de frotas

De nada adianta elaborar um documento detalhado e alinhado com a proposta da empresa se ele não estiver ao alcance dos colaboradores. Caso a comunicação tenha falhas, o funcionário pode alegar, quando questionado, que não sabia das regras antes de sair da linha.

Por este motivo, a solução está em criar um plano de ação direcionado para atingir todo o time ou desenvolver um treinamento segmentado sobre o assunto que facilite o controle da gestão. Além disso, deixe o documento acessível a todos e relembre as normas da frota sempre que possível com o intuito de evitar brechas nas falhas dos motoristas.

4. Revise sempre que necessário

Hoje em dia, com a rapidez dos avanços no mercado, as diretrizes da política de frotas não podem ser encaradas como algo definitivo. Afinal de contas, conforme a dinâmica operacional ganha novas necessidades, o documento também precisa de atualizações rápidas.

O primeiro passo, em uma situação como essa, é avaliar as regras duas vezes ao ano com base no crescimento da empresa. Assim, o processo de identificar o que precisa ser alterado pela gestão ganha praticidade e ainda ajuda a afastar crises.

Saiba que o documento precisa ser bastante detalhado por servir como suporte no relacionamento do gestor com os funcionários. Desta forma, ter atenção ao atualizá-lo é fundamental para que o crescimento da empresa caminhe junto com um serviço de qualidade.

5. Defina quem fica responsável pelas multas de trânsito

As multas de trânsito são uma grande dor de cabeça na rotina do gestor. Na maioria das vezes, o problema está na dificuldade de acompanhar o acúmulo de débitos junto aos órgãos de trânsito que se transformam em uma bola de neve.

Em função disso, a política de frotas deve estabelecer previamente se o pagamento da infração será feito pelo motorista ou pela empresa. Porém, isso se torna um verdadeiro impasse, já que para a frota os valores representam prejuízos e os condutores ficam insatisfeitos quando responsabilizados. Uma boa dica, para solucionar a situação, é contar com a ajuda de uma plataforma digital especializada em monitoramento da burocracia veicular.

Parece longe da sua realidade? Então que tal utilizar uma calculadora que estima o custo anual da burocracia veicular e descobre as possibilidades de economizar nesse setor? Certamente você encontrará pontos de redução de gastos que ajudam a otimizar o caixa da empresa e facilitam na hora de definir o responsável pelo pagamento das multas!

E você, já sabe como elaborar uma política de frotas eficiente e ficou curioso quanto ao cálculo da burocracia veicular na sua frota? Então entre no XMultas agora mesmo para descobrir a possibilidade de economizar com multas de trânsito e documentos veiculares.

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