Redução de tempo na frota: veja como otimizar a burocracia com os veículos - XMultas Blog

Imagine esse cenário: você chega logo pela manhã na empresa decidido a colocar todas as tarefas em dia e tirar aquele novo projeto da gaveta. Eis que um motorista te chama para contar que teve algum problema relacionado à burocracia veicular.

Pronto! Todos os seus planos são deixados de lado e você já sabe que terá um dia dedicado a diversas consultas em órgãos de trânsito e preenchimento de documentos.

Se essa rotina lhe parece familiar, saiba que o primeiro passo para revertê-la é identificar os principais gargalos da gestão de multas e documentos. Em seguida, investir em ações de redução de tempo perdido.

Neste artigo, vamos apresentar os pontos críticos e como solucioná-los. Siga com a leitura para entender o assunto!

Veja alguns pontos que tomam muito tempo na frota

Diversas questões burocráticas relacionadas à frota podem desviar a atenção do gestor e comprometer os prazos da empresa como um todo. A seguir, veja as mais frequentes:

Acessar vários sites para obter informações veiculares

Um controle eficaz de toda a parte burocrática relacionada aos veículos e à documentação dos motoristas exige a checagem em diversos órgãos de trânsito. Para você ter uma ideia, as infrações (multas) cometidas nas vias estaduais devem ser consultadas em locais diferentes daquelas ocorridas nas estradas municipais ou federais. Desse modo, gerir a burocracia veicular requer o constante acompanhamento em vários sites. E isso toma bastante tempo do gestor.

Preparar os documentos para identificação dos condutores

Os veículos de uma empresa, normalmente, são registrados em nome da pessoa jurídica. Assim, cada infração de trânsito obriga a identificação do real condutor para que ele receba os pontos na CNH. Caso a empresa não cumpra essa norma, ela pode receber uma multa NIC, que é a penalidade por “não indicação do condutor”. Cabe ressaltarmos que essas multas são cumulativas, algumas com valores bem significativos. Portanto, o gestor precisa dedicar tempo para o correto preenchimento do formulário destinado a essa finalidade e não impactar o caixa da empresa com multas desnecessárias.

Não ter informações sobre veículos e condutores

Se o gestor recebe informações de multas ou outras irregularidades na frota e tem pouco tempo útil para solucioná-las, ele terá que desviar de suas atividades para regularizar a situação. Isso atrapalha o andamento do negócio e pode tomar muitas horas de trabalho — a mesma situação ilustrada no início do texto.

Perder tempo com comunicação imprecisa

Por fim, a comunicação imprecisa e as conversas cruzadas tendem a atrapalhar a gestão da empresa. Quando se trata da burocracia veicular, então, qualquer ruído na informação pode resultar em veículos irregulares e multas de trânsito — além de carros parados no pátio que comprometem as entregas e representam uma enorme perda de tempo e dinheiro para a empresa.

Redução de tempo: saiba como resolver esses problemas

Todos os pontos que falamos no tópico anterior são ladrões de produtividade e interferem no andamento da empresa. E isso é agravado quando o gestor não consegue se dedicar integralmente à frota. A boa notícia é que uma plataforma de gestão de multas e documentos otimiza todas essas tarefas e economiza mais de 70% do tempo gasto com a burocracia veicular. Veja como ela atua nesses pontos:

  • unifica a informação: disponibiliza um painel que permite o acompanhamento centralizado de todas as multas — em vias municipais, estaduais e federais — e isso evita a consulta a diversos órgãos;

  • facilita o preenchimento de documentos: torna mais simples a identificação do condutor infrator, o recurso de multas e o preenchimento de outros documentos. Tudo é feito com apenas alguns cliques;

  • antecipa as informações: dispõe dados dinâmicos sobre veículos e condutores. Assim, você fica sabendo de uma multa antes mesmo que ela chegue na sua empresa e a pontuação atualizada dos condutores. Essas informações ajudam na tomada de decisão e evitam o desperdício de tempo e dinheiro;

  • melhora a comunicação interna: todos na empresa têm acesso às mesmas informações sobre a frota, que são compartilhadas no painel. Com isso, muitos erros e perda de tempo são evitados.

Pronto! Agora você já conhece os principais pontos que interferem na eficiência do seu negócio e como uma plataforma de gestão de multas e documentos atua na redução de tempo perdido.

Quer otimizar os processos relacionados à sua frota? Então contrate um plano agora mesmo!

tags: redução de tempo


Comentários: